加拿大商务写作教材 第四章 计划商务信息.pptVIP

第四章 计划商务信息（Planning Business Messages) 本章学习目标： 1、描述写作的三个步骤；2、解释为什么小心确定你的目的是重要的，并列出帮你检测目的的四个问题；3、证明分析读者的重要性，列出六种描绘出读者形象的方法；4、列出五种满足读者所需信息的方法； 5、当你为信息选择最合适的渠道和媒介时，列出需考虑的因素；6、讨论六种你能够与读者建立良好关系的方法 第一节 理解写作的三个步骤(Understanding The Three-step Writing Process) 为了适应竞争的需要，商务信息必须具有目的性（Purposeful)、集中性(Audience-centered)和简明性(Concise) 一、什么是写作的三个步骤（What Is Three-Step Process) 写作过程（Writing process）由 计划、写作、完成三个简单步骤构成： 计划（Planning) 写作 (Writing) 完成 (Completing) 二、这三个步骤是怎样运用的（How Does the Three-Step Process Work) 第二节 分析你的目的和读者（Analyzing Your Purpose And Audience) 第三节 满足读者的信息需求（Satisfying Your Audience’s Information Needs) 查找搜集信息的方法： 1、图书：A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、N、O、P、Q、R、S、T、U、V、X、Z 共22大类。 2、期刊： （1）全国报刊索引 作者，文章名，出版物，年、期、 页码 （2）中国期刊网（) 3、有哪些信誉好的足球投注网站引擎的使用 Google和Baidu (1)关键词 (2)空格 (3)“—”号 (4)竖杠  第四节 运用信息为你的顾客和写作目的服务（Adapting Your Message To Serve Your Audience And Purpose) 一、挑选出合适的渠道和媒介物（Select the Appropriate Channel and Medium) 什么是媒介的价值性（Media richness)？ 媒介的价值性就是在既定的交流情况下媒介的价值。它是由以下三方面的能力决定的： 通过多种方式传播信息而不是一种形式 促进反馈 关注个人兴趣 1、口头媒介（oral media) 口语交流的优势：见choosing the most appropriate channel and medium(选择最合适的渠道和媒介） 口语交流的主要优点是能及时提供反馈 2、书面媒介(written media) 口语交流的优势：见choosing the most appropriate channel and medium(选择最合适的渠道和媒介） 书面交流的一个优点是能够使你计划和控制信息 3、电子媒介(electronic media) 形式主要有： 声音邮件 电话会议 收音机 电脑会议 传真 电子邮件 滚动信息 网站 电子形式的缺点： 不得体的评论可能引起关系紧张（tension)，并且信息的多次使用导致信息过量(overload)；缺乏隐蔽性(privacy)；降低生产率（productivity) 二、与你的顾客建立一种良好的关系（establish a good relationship with your audience） 1、使用“你”、“您们”的态度 什么是“你”的态度？与“我”的态度有什么不同？ “你”的态度就是在根据顾客的希望、要求、兴趣、偏爱等组织说和写的信息。 区别： “我”的态度听起来有些自私，听众不感兴趣；“你”的态度并非打算控制对方或对听众不真诚；使用“你”的态度不仅是使用这个代词而不是哪个代词的事，它是真诚的移情手段。 2、肯定信息的积极方面 3、树立你的信誉（establish your credibility) 怎样树立信誉？ 通过在公共场合中关心一些事情，表明你对你的顾客情况的理解 用技术和专业的条款证明你和顾客是同等的人 信息的质量是获得良好信誉的保障 4、使用排除偏见的语言（use bias-free lan