档案信息数字化外包共建风险控制探析.docVIP

2012-07-13################2012-07-13########2012-07-13######## □ 山东工商学院 周 蕾 摘 要 随着信息化的发展，档案信息数字化外包共建业务应运而生。档案信息数字化外包业务是一种先进的技术手段和管理 手段，是档案信息化发展的必然趋势，本文在分析外包共建业务风险的基础上提出了规避风险和弊端的策略。 关键词 档案信息 数字化 外包共建 风险控制 档案信息数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储 介质的各种原始档案信息通过扫描、压缩、转化等技术手段转换成 图片文件、声音文件和录像文件。将这些文件存储于磁带库、光盘库 等各种大容量的存储介质上，通过检索工具等查询手段在互联网上 迅速的检索出所需要的档案信息，最终实现“数字化档案”管理网络 的新兴的档案管理技术。 服务外包是指企业将其非核心的业务外包出去，利用外部最优 秀的专业化团队来承接其业务，从而使其专注核心业务，达到降低 成本、提高效率、增强企业核心竞争力和对环境应变能力的一种管 理模式。外包共建不仅仅是一种技术手段，同时也是一种管理手段 与管理策略，是档案部门摆脱目前经费短缺、人力有限、技术落后困 境，实现数字化档案馆建设的有效方法。如何突破档案馆发展的“瓶 颈”，在分析外包共建风险的基础上寻求合理的外包共建方式，建成 数字化档案馆是我国档案事业发展探寻的一条新路。 一、档案信息数字化外包共建的驱动因素 档案信息数字化外包主要包括传统介质档案的数字化转换、数 字化档案的编辑和著录、数字化档案的存储和备份、档案网站建设、 数字档案馆基础设施构建、档案数据压缩与传输等。传统的存储介 质存在着数量多、体积大、质量重、不宜携带、不便查询、信息传递 慢、无法检索等方面的不足。档案数字化极大地弥补了以上的不足， 是档案管理形势发展的需要，由此产生的档案数字化外包业务是由 众多因素共同驱动的，具体表现在： 1.档案信息化建设的需要。信息化是档案工作的发展趋势和方 向，信息化的最终目标是建立档案网站和数字化档案馆，实现传统 介质文件的网络化管理与服务。随着档案信息化的发展，对档案管 理技术和功能的要求??步提高，现有条件无法满足数字化的要求， 驱动档案管理部门选择外包策略以完成有关建设目标。 2.档案管理部门技术能力的限制。档案数字化要求将传统介质 的文件转化为数字文件，将庞大的馆藏档案转化为数字档案是一项 相当大的工程，需要先进的技术、设备及相当的人力才能完成。目前 各级档案部门的设备落后，胜任文件管理系统的软件开发、档案网 站设计与维护、数字档案馆构建等工作的人才十分缺乏。档案信息数 字化外包不失为解决档案管理部门内部技术能力有限的重要方法。 3.档案管理部门经费预算的压力。外包服务单位一般都拥有比 档案管理部门更加丰富的技术和资源，这决定了它能提供高质量、 高效率、高效益的服务，可以使档案信息化建设少走弯路，缩短周期 和节约成本。 二、档案信息数字化外包共建的风险 随着档案信息化工作的开展，越来越多的档案馆将档案信息数 字化委托给中介机构完成，但是档案业务外包不可避免地存在一定 的风险。 1.经营目的不同导致风险。档案馆以最节约成本完成高质量的 外包服务为目的，而外包企业以利益最大化为目的，两者之间的目 的不对等，如果一旦出现成本上涨等经营环境的改变，外包服务无 法获得相应的利润时，有可能会造成外包质量的下降，甚至导致档 案外包的违约，给档案馆造成损失。 2.信息不对称导致风险。外包共建单位更加了解自己的资源、 真实的技术实力、人员的实力，为了竞标成功有可能提供不充分甚 至虚假的信息，造成了外包共建双方的信息不对称。在外包共建业 务开展后档案馆不可能在第一时间发现问题，及时采取措施弥补风 险造成的损失。尤其对于使用中的维护以及后期的维护造成很大的 影响，可能会造成难以弥补的遗留问题。 3. 缺乏监督管理导致风险。档案馆难以参与到外包共建工作 中，难以对外包企业进行管理和约束，在这种情况下，对档案信息数 字化影响较大的结果难以控制和把握，极有可能发生泄密的问题。 有些档案馆不对外包业务的质量、数量予以验收、监督和管理。 4.档案管理人员学习和创新能力的降低。业务外包助长了工作 人员的惰性，数字化外包后虽然弥补了技术上的不足，但是也造成 了工作人员不思上进，挫伤了他们主动要求掌握先进信息技术的积 极性，不利于档案管理水平的提高和长远发展。 三、档案信息数字化外包共建的对策 随着信息化的发展，档案信息数字化逐渐成为信息化建设的一 个有机组成部分，整合档案信息资源，构建档案信息化体系，是信息 社会发展的必然要求。档案数字化外包共建也是发展的趋势，但是 外包共建在发展过程中出现了一些问题，外包共建有其固有的风险 和弊端，合理规避