档案管理培训-数码影像照片档案管理.pptVIP

数码影像（照片）档案管理 一、定义 二、图像文件格式 三、归档时间 四、收集 五、归档范围 六、整理方法 一、数码影像定义 数码相机使用图象传感器(CCD)来感光，将图象转化为以数字文件形式进行存储。这种以数字文件形式存储的图象，统称数码影像。 二、图像文件格式 1、JPEG文件格式：后缀名是：*.jpg； 2、TIFF文件格式：后缀名是：*.tif； 3、PSD文件格式：后缀名是：*.psd。 三、归档时间 为保证数码照片的齐全完整，应定期向档案人员进行移交，各单位根据实际情况制定具体要求。 四、数码照片档案的收集 (一)职责 1、数码照片的形成单位指定专门机构或人员负责对数码照片的形成、收集、整理鉴定、归档及保管实行全过程管理，保证管理工作的连续性； 2、数码照片的形成部门负责收集、整理工作，档案部门进行指导与监督； 3、数码照片的管理由档案部门负责，形成部门应提供协助和支持。 （二）档案室接收程序 数码照片档案应由摄影者进行整理后移交，档案人员在进行接收时与摄影者共同进行鉴定，以保证归档数码照片的齐全完整。 在移交工作过程中，应填写有关移交文字记录，主要记录内容为：移交时间、照片内容、照片数量、接收人。 （三）收集要求 数码照片、文字说明齐全 （四）数码照片存储格式 用原接收时图片格式 五、归档范围 数码照片存储路径示意图 (2)在下一级再新建各年度文件夹和Access数据库 2008年度照片 (3)在年度文件夹下建每组照片的文件夹 （4）在每组照片文件夹下保存应归档照片和word文档 单张照片说明.jpg 单张照片说明.jpg 单张照片说明.jpg 照片说明 照片题名与总说明 ACCESS照片档案库 字段包括:全宗号、目录号、顺序号、题名、照片张数、摄影者、摄影时间、密级、参见号、备注。其中题名项为超级链接型；其他字段为文本型。 创建Access数据库路径 光标对准“开始” 单击左键 选“Microsoft Access”单击左键选“空Access数据库” 确定 出现对话框： 选“保存位置(I)：” 点黑三角 选“本地磁盘(D：) ”单击左键选“单位名称照片档案库” 双击 左键出现对话框：选“文件名(N)：” 删除db1, 输入“照片档案库” 创建, 选“使用设计器创建表” 双击左键,出现对话框：在“字段名称”中输入全宗号 单击左移箭头在“数据类型”中点黑三角选“文本” ,光标放在 “字段名称”中输入目录号单击左移箭头，在“数据类型”中, 点黑三角选“文本” 。依此类推，直到把所有字段输入完毕。 其中“题名”的数据类型选“超级链接”，其他字段的数据类型都选“文本”。 选“关闭” 单击左键 出现对话框：是否保存对“表1”的设计的更改？选是，出现对话框“表名称(N)：” 删除表1， 输入“照片档案库” 确定 出现对话框：尚未定义主键选否, 关闭所有窗口，Access 数据库创建完成 Access数据库字段 超 级 链 接 选中 “题名” 单击右键 选 “超级链接” 中 “编辑超级链接” 出现对话框 选“浏览目标” 中 “文件” 出现对话框 在 “查找范围”中选取 路径： D：/昌平区沙河镇照片档案库/2009年度照片/京市昌平区沙河镇举办法制宣传展览 选 “文件类型” 为 “所有文件” 确定 在对话框：1、“要显示的文字（T）：”中只保留一组照片的题名； 2、“请键入文件名称或web页名称 (E)：”中删除最后一级路径即单张照片题名 确定 完成超级链接 存 储 载 体 为防止数码照片的丢失和损毁，应定期将所归档的数码照片进行复制，拷贝至耐久性的载体上。 一式2套，经检测合格后，一套封存保管，一套供查阅使用。推荐使用一次性写入光盘。 口取纸的填写 6 1 1 1 * 数码影像（照片）档案管理 2010年3月 参见传统照片归档范围和保管期限表 六、数码照片档案的整理 D:\单位名称照片档案库\ ****年度照片 ****年度照片 Access照片档案库(目录) ********活动名称（本组照片题名） ********活动名称（本组照片题名） 照片说明.jpg 照片说明.* word照片说明文档 照片说明.tif 照片说明.* word照片说明文档 北京市昌平区沙河镇照片档案库 (1)在D盘新建文件夹单位名称照片档案库 2009年度照片 照片档案库 Access数据库京市昌平区沙河镇举办法制宣传展览京市昌平区沙河镇举办军民共建联欢会京市昌平区沙河镇举办迎国庆树新风活动 文件夹名称