档案工作规定.docVIP

办公室档案员工作职责 1、积极贯彻和实施《档案法》，认真执行国家各项有关档案工作的方针、政策及本公司的规章制度。 2、负责本公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作，并制定和执行文件等档案材料的形成、积累、整理、归档及归档后鉴定、保管、统计和利用等制度。 3、负责办公室的文件收集、保管、整理、立卷工作，保证归档文件材料完整、准确、系统督促、检查、指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合各类档案工作规范。编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的借阅和催还工作。做好档案库房的管理和各种仪器设备的维护、使用。严格执行必威体育官网网址制度，对密级档案内容不泄密、不失密，确保档案的安全。 2、公司文件年中归档一次，在次年年初将上年度文件全部归档结束。 3、公司组织的重大活动或参加的重要会议材料，要求在活动或会议结束一周内收集归档。 4、公司在档案管理上必须手续齐全，档案借阅、复制等必须在登记簿上进行登记备案。 5、公司要积极与所在地（市）档案局联系，协助搭建公司档案管理体系。 6、公司档案要实行集中统一管理，企管办每月不定期到各科室进行检查，以加强各科室的档案意识，做好平时的文件归档工作。 7、公司的相关重要证件、获得的荣誉证书、奖牌等资料，原件交档案室存档，同时复印一份，留存在企管办备用。 8、档案员在有需要时，可以直接办公室反映，办公室将组织人员调查处理。 9、档案员要每月按照办公室月初确立的检查标准和反馈资料进行自我检查，并于月底按时反馈。机要科按成绩进行行业综合评比。 10、加强对办公室人员实践工作的指导。主要是有针对性的一对一进行培训，培训内容主要是档案工作的管理流程。并综合公司的实际需要，组织整个公司范围的档案培训。 11、根据行业评比结果，每月月会时给没有达标的人员制定承诺书，进行薪资制度的有关处罚，促进相关人员加强对档案工作的重视。 档案工作简单操作流程 为使公司档案管理有序化、规范化，每个部门指定档案管理人员，负责部门、科室的档案管理工作。现将档案归档的简单流程和分类标准如下： 一、文件的收集 1、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职档案员统一保管。 2、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。 3、文书人员应及时将应该归档的文件材料，按照“案卷目录”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在登记簿上注明。 4、各部门兼职档案员应根据部门的档案归档范围进行文件收集、归卷。 二、立卷程序：立卷是一个分类、组合、编目的过程。 1．分类 根据档案室制订的档案分类类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。一般采用“问题—年度”的分类法。 分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 分年度。将文件按其形成或针对的年度分开，一年一次归档。 2．组合的基本方法 ① 在平时的管理和业务活动中形成的各种业务文件、调研材料、制度、条例、法规等，一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合一起。 ② 会议文件，按文件多少，可以一会一卷或数会一卷，文件多时也可一会数卷。 ③ 统计、报表、名册等文件，一般同一种格式、名称或同一地区的组一卷（或数卷）；当文件特别少时也可几种格式或几个地区的组一卷。 ④ 工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。 ⑤ 案件文件，可一案一卷或一案数卷。 ⑥ 来信（函），可按来信（函）所反映的问题或信件作者、信件处理形式组合。 ⑦ 管理工作中所形成的图表和说明材料，可一个项目一卷（或数卷）。 ⑧ 简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。 ⑨ 特殊性文件材料（本程序未指明的文件材料）可根据具体情况进行组合。 3．编目 将经过组合以后的文件，进行系统排列和编目。 ① 卷内文件排列。 一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，原件在后；案件材料（专门档案除外）中结论性文件在前，依据性文件在后；其他文件材料按文件的重要程度或形成时间先后排列。 ② 卷内文件编号 根据实际需要，卷内文件应编页号或件号。成卷装订的卷内文件有字迹和图表的画面应一面编写一个页号，空白面不编号。页号的位置在右上角（或左下角）。 单份装订的案卷，卷内每份文件应加盖文件戳记，并编制件号，同一问题的请示与批复装订在一起的，可按一件编号；分别装订的按两件编号。件号位置在文件的左上角。 4．卷内文件目录的编制 卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页次、备注组成