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地籍档案管理知识吴迪.ppt

地籍档案管理基本知识 南京市国土资源信息中心 资料档案科 吴迪 第一章 概述 一、地籍档案 地籍档案 是指在国家各级土地管理部门及所属单位中,由地籍管理活动直接形成的,具有保存和查考价值的各种形式的历史记录。是土地档案的核心。 日常地籍管理工作中的业务材料与地籍档案的关系:地籍档案由这些业务材料转化而来,但只有是办理完毕的,具有保存价值的业务材料,按照归档制度,遵循地籍管理活动的规律,整理、分类、编目、立卷后才能成为地籍档案。 第二章 地籍档案内容 根据国家、省、市下发的《县级土地档案分类方案(试行)》文件的规定,最早是国家土地局于1991年下发的国土办[1991]41号文,共设八大类,A综合、B财务、C地籍管理、D土地利用规划、E建设用地、F监察、G科技、H声像。地籍管理是其中一个大类。 后由于国土部门机构改革后职能调整,市局根据省厅的苏土办[2001]306号文件,下发了宁国土资[2002]292号文,增设了地质矿产类,即九大类。关于地籍管理类档案的归档内容基本未变。 第三章 地籍档案工作的主要内容 一、收集 二、移交 三、整理归档 四、保管 五、查借阅利用 六、编研参考 一、收集 收集是档案工作的起点,是保证档案卷内材料完整、准确的必要条件,是非常重要的一项工作。 对于阶段性专项地籍工作,从下达工作任务时开始,就要把档案的收集整理归档纳入工作计划,最好指定有专人负责。 常规日常业务工作,要求从窗口收件开始,调查、测绘作业,到最后质检、审核,案件流转的每个部门和人员,都必须具有档案材料的收集意识。 一、收集 1、规定要求归档的材料必须收集齐全,而规定不需要的收件,重复的、无关的、错误的材料等应当及时清理出案袋。案袋内的材料应当准确,尤其当同一土地使用者同时办理多个案件时,各案袋的袋内材料在作业过程中,作业人员应当区分清楚,各归其袋,避免混淆。 一、收集 2、作业过程中,各种文字记录应当正确填写在相应的表格和栏目内,尽可能不要超出栏目线。应当注意留出页面正面左边、反面右边1.5CM宽的装订边。 3、档案袋作为案件流转过程中的材料装具,归档后将不再留存,因此作业过程中一些重要的文字说明尽可能记录在记事簿上。便于今后查考。 一、收集 4、尽可能使用碳素墨水、蓝黑墨水,避免使用圆珠笔、复写纸等书写材料。传真件(热敏纸)要及时复印。提交材料尽量采用16K、A4大小的纸张。要求字迹清楚端正,易于辨认。 5、要注意纸质档案以外的载体形式档案的收集,如照片及其底片、电子文档、数码照片、数据光盘、硬盘等。 二、移交 主要指案件办理完成后向档案部门移交,也可以指案件流转过程中不同部门人员之间的交接。通常提供移交清册,至少一式两份,交接双方清点核对完毕后双方签字认可,各留一份清册备查。 特别要注意交接时清册信息的准确性,尤其是地籍号的准确性,便于今后档案的查找和追溯。 三、整理归档 前期准备 立卷 装订 编目 (扫描) 三、整理归档 前期准备 归档前要再次检查核对案袋内材料,内容不完整的案袋要退回给有关责任人,待材料补充齐全后方能归档。 根据类别、保管期限、密级以及整理方法等,对需要归档的材料加以区分。土地登记档案由于数量巨大,区分独用宗、住宅楼共用宗(简称楼档),采用两种不同的立卷方式整理,独用宗档案采用常规传统方式,而楼档采用简化方式整理。 纸质材料的归档准备 去除金属装订物 折叠大幅面图纸 加贴装订边 修补破损纸张 处理不合格字迹材料 装订边硬衬纸板的加垫 大幅面图纸的折叠 加贴装订边 通常正面左边、反面右边为装订边。 正面加贴装订边如下: 立卷 综合类档案,即通常所指的文书档案,2000年以后,根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》规定,以件为单位,在首页盖档号章,再进行装订、(按年度、保管期限、问题)分类、排列、编号、编目、装盒。 立 卷 其它类别的档案的整理方法与综合类不同,都是将几份内容上有联系的材料组成一卷。 地籍调查与土地登记档案按照使用者合并组卷,即每个宗地内每一个使用者建一卷档案,卷内材料顺序是先土地登记材料,再地籍调查材料。 土地登记档案 卷内材料 土地登记审批表 土地登记申请书 土地登记单位法人或个人户主身份证明书 土地登记委托书 土地登记收件单 土地使用者提交的权源证明材料 地籍调查表 地籍调查单位法人或个人户主身份证明书 指界委托书 地籍勘测记事簿 界址点计算成果册 宗地图 独用宗土地登记档案整理方法 按土地使用者立卷,卷内材料排列顺序为:土地登记审批材料、土地登记申请材料、房地权源材料、地籍调查材料。 案卷材料厚度超过3CM时,应当合理分卷,通常将部分权源材料分立出去成第二、三卷,约定卷内有审批表的那一卷为第一卷。 ? 独用宗土地登记档

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