员工出差费用管理规章制度.docVIP

员工出差费用管理制度 一、总则 为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，特制定本制度 1、本制度主要适用于公司的业务人员出差差旅费的报销。 2、各类原始报销票据必须真实、合法，员工报销各项费用须经过各部门的经理签批后交至财务报销。 3、各部门经理出差或休假时，应授权委托其他相关人员代行费用签批职责。 二、职责 1、计划由部门经理安排，并报总经理审批。 2、职责审查本部门出差人员的计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。总经理负责审查部门经理出差人员的计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。 3、财务部职责审查出差人员的费用额度和报销票据，预支和发放出差费用。 三、出差借款及报销 1、员工因公出差，需提前一天向部门经理汇报出差计划，填写《员工出差申请表》并确认所需费用额度，经同意后，填写【请款单】，由部门经理核实借款事项的真实性、必要性后签署意见后一并交财务部审核。财务部应根据不同职别出差报销标准支付相应借款数额。 2、业务招待费借支须填写【费用申请单】，招待费需由总经理审批。申请人需将审批手续完毕的《费用申请单》报财务部备案，否则发生的招待费一律不予报销。 3、出差所需请款手续同上，但必须由总经理签署意见后转财务部。 4、经总经理批准方可借支(遇总经理不在公司,又急需借款的情况,可由财务人员通过短信或电话方式请示总经理批准,事后由出差人员补办签字手续)。 5．出差员工应于出差归来后三个工作日内进行报销，并按规定填写【差旅费报销单】，经部门经理核实后，向财务部提交单据审核，如遇特殊情况需报请总经理批准后，方可适当延期报销。借款人获准批复的延期报销申请 应及时交财务备案，否则将按逾期未结账予以处罚。 6．员工借款应专款专用，首要原则是“前账不请，后账不借”（总经理特批除外）。 7．预计借款超过一千元的个人，需提前一天通知财务部备款，否则不保证有足够的现金余额支付。 四、报销范围 一）、差旅费 1、差旅费是指员工因公外出到本市以外，在出差期间发生的公杂费（交通补助、通讯补助、伙食补助）和住宿费、城市间交通费。 2、实际出差天数按出差返回日期减去出差起程日期加一天计算天数；出差当日发车时间晚于中午11点，公杂费按0.5天计算；返回当日到达市区时间早于下午3点，公杂费按0.5天计算；上述二种出差情形当日需到公司考勤。 3、公司统一制定差旅费报销标准，各项费用在标准内据实报销，超标部分由个人承担。 （1）城市间交通费： ① 出差人员乘坐长途汽车、飞机、火车和轮船的，按车票据实报销 乘坐飞机必须由总经理审批同意，机票费、机场建设费、航空保险费等。 ② 陪同公司总经理出差的随行人员，其往返交通费据实报销。 （2）食宿费： ① 出差人员发生的食宿费需要按公司规定的标准据实报销，超标部分由个人承担。 ② 确因工作原因需要超标住宿的，必须事前报总经理批准并向财务部备案，否则按出差标准报销。 4、员工参加外单位、政府部门组织的异地学习、会议、培训等团体活动，已缴纳会务费用并由组织单位统一安排食宿的，凭学习或会议通知，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。如未统一安排食宿，则按出差标准报销。 5、员工到外地进行商务活动和技术服务，由接待单位提供免费食宿，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。 二）、业务招待费 1、各部门应严格控制业务招待费的开支，超预算支出一律不予报销。 2、员工发生业务招待费，实行单笔大额费用事前申报制度。按单笔业务招待费预计发生金额，事前必须向其部门经理申报。凡未事前申报的，部门经理应拒绝签批。 （1） 业务人员单笔招待费支出大于500元时，需向总经理事前申报，并向财务部备案。 （2）员工出差途中确需临时增加业务招待费支出，可由本人通过短信或电话方式请示总经理批准,事后向总经理补办签字手续。 （3）员工一旦发生该费用未事先申请，先行支出后再补办相关申请手续的行为一律视同无效，财务部有权将其报销凭证退回，由经办人自行负担。 五、报销票据规范要求 1、 票据的合法性要求 （1）交至财务部报销的有效票据票必须是正规发票（由各级地方税务局监制），或专用收据（由各级财政部门监制）报销，在票面上必须加盖收款单位的“财务专用章” 或“发票专用章”。 （2）对于某些特殊费用，若无法取得发票，在报经相关领导批准后另寻正规发票方可报销。 （3）无论何种形式的原始单据，其基本要素必须完整，包括：原始单据的名称、填制凭证的单位名称或填制人姓名、经办人员的签字或盖章、填制日期、接受单位的名称、经济业务的内容、数量、单价和金额等，如以上要素不齐全或不清楚，财务可根据具体情形要求报销人另附相关证明文件，否则不予审批。 2、 票据的粘贴和报销单的填写 （1）报销人在报销费用时，应填写【费用报销单】，在费