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沈阳腾飞钢管有限公司 订货管理制度 第一章 总则 一、为规范公司客户订货管理工作，提高工作效率、工作质量，避免工作过程中出现不必要的纰漏，给公司、客户造成损失和麻烦，特制定本制度。 二、业务部订货相关人员职责说明： 1、业务副总经理负责销售合同的核准、审批； 2、业务部销售经理负责订货业务的核准与过程的监督； 3、业务部销售人员负责客户订单的审核与购货合同的签订工作； 4、业务部销售内勤负责客户订单的填制工作。 第二章 订货程序及相关要求 一、公司视为可以订货的情况有以下三种： 1、签订合同后：合同的签订要严格遵守销售合同管理规定，业务部负责人要对合同进行严格的审核，确定合同无误后，相关工作人员方可订货； 2、货款已经到帐后：客户将货款已经达到我们账户上的，公司相关人员就可以订货； 3、客户与公司业务人员电话沟通确定订货并已经电话录音后：因特殊原因客户不方便签订购货合同的，又不能现款提货，这样的与业务员电话沟通确定并进行电话录音以后，公司相关业务人员可以给与订货。 二、公司订货主要分为四种方式： 1、协议户订货：协议户订货，协议内勤直接从公司库存系统中订货锁库存； 2、工程订货：公司涉及工程类的订货，由工程内勤直接从公司库存系统中订货锁库存； 3、前台订货：前台人员订货需要填写《库存订货通知单》，单据填写清楚以后交业务部经理签字审批，审批结束方可交给库存管理员进行订货锁库存； 4、业务人员订货：公司业务人员有客户订货，需要填写《库存订货通知单》，单据填写清楚以后交业务部经理签字审批，审批结束方可交给库存管理员进行订货锁库存； 三、《库存订货通知单》填写要求及审批流程： 1、前台人员及业务人员需要订货，第一时间填写《库存订货通知单》； 2、单据必须详细填写，字迹工整，订货单位填写清楚，尽量填写与我公司库存管理系统中登记信息对应的名称，减少库存管理员在预定过程中查找的麻烦； 3、订货时间填写清楚：填写的时间应为下单的时间，不得故意将时间延后；（例如：3013年3月18日填写的单据交给库存管理员，那么订货时间就应该填写2013年3月18日，不得填写3月19日等。） 4、产品的品种、规格、标准/材质、订货数量、机组、重量、订货地点等均应填写清楚，字迹工整，不得潦草填写，备注中要将对产品的特殊需求填写清楚； 5、单据填写清楚以后，填写人员要在“订货人”位子签字，然后交部门经理审批签字，部门经理人需要在“批准人”后签字确认； 6、订货结止日期：理论上是自订货时间算起后三天，以天为单位，上下差小时数可忽略不计。 四、锁库存概念及相关要求： 1、锁库存：所谓锁库，就是公司通过四种订货方式（协议内勤订货、工程内勤订货、前台人员订货、业务人员订货），在公司库存管理系统中将客户需求的产品进行短期锁定（不准锁定人以外的其他人再另作销售），保证预定产品的客户在提货时有准确、充足货源的一种管理模式。 2、锁库存的期限：自锁库之日起三天之内；（以天为单位，上下差小时数可忽略不计；） 3、锁库存期限内，涉及此项产品的相关人员必须及时的与客户进行沟通和联系，提醒客户及时提货，避免锁而不提的现象放生，影响公司产品的销售； 4、锁库存期限内特殊情况的处理： （1）三天期限已到，客户仍不提货：工作人员要尽快与客户沟通，了解客户对产品的需求意向，与客户协调提货时间，如果客户承诺尽快提货，那么相关工作人员要在公司库存管理系统中操作，为客户办理继续锁货，期限仍为三天；如果客户未提货，业务人员也未及时与客户沟通，做出继续锁库的通知，那么公司库存管理员将对此批产品进行解锁，允许其他销售人员进行销售，此种情况造成的不必要麻烦及经济损失由责任人自行承担，处理解决。如果因此造成客户内心的不满，那么责任人要积极主动与之沟通，尽最大程度消除客户心中的不满情绪，避免客户流失。（具体怎么承担，请王经理提出建议） （2）锁库存期限内，客户提货量少于客户预期提货量的，那么负责此客户的相关工作人员要及时与客户沟通剩余存货的处理方式： 第一、未提取的产品客户要继续提取的：那么相关工作人员要与客户确定提货时间，如果提货时间在所库存时间内的，直接协助客户进行提货；如果提货时间超过了锁库存时间，相关工作人员就要及时沟通进行继续锁库存； 第二、未提取的产品客户不需要再提取的：那么相关工作人员要及时对该锁定库存进行解锁（协议户内勤与工程内勤直接进行解锁，前台人员及业务人员与库存管理员协调进行解锁），便于其他销售人员对该部分产品进行销售。 剩余未提取产品，相关责任人未作出继续锁库存或者解锁等相关事宜的，给公司或客户造成经济损失，那么由责任人自行承担。 5、订货过程中对库存管理人员相关要求： （1）协议户内勤、工程内勤及库存管理员要明确自己在库存管理工作中的重要位置，工作中必须严格要求自己，不得随意解、锁库