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Ａｃｃｅｓｓ在人事档案管理中的应用 　　摘要：人事档案管理的信息化，在当前越来越显得重要，既可以加快档案整理的速度，更能提高档案管理的水平，使规范化落实到实实在在的工作中来。 　　关键词：access；人事档案；档案目录 　　中图分类号：TP311.138 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2009)05-1228-03 　　Access In the personnel files management 　　LI Ying-qiang 　　(Anhui Province Wuhu Nanling County Personnel bureau, Wuhu 241300, China) 　　Abstract: Management of personnel files of information, more and more important in the present, we can accelerate the speed of finishing the file, that can enhance the level of file management, so that standardized into real work. 　　Key words: access; personnel files; file directory 　　 　　1 引言 　　 　　笔者所在单位，因完成档案管理达标要求，新配置了一批硬件设施。但面对长年未经整理的档案，要在短时间内，做到准确高效的档案信息化管理，还是离不开相应的软件支持的。根据实际需要，特开发了适用于本单位的《人事档案目录管理系统》。该系统在WINDOWS XP+ACCESS2003下运行通过。 　　 　　2 主要功能 　　 　　1) 录入各档案的目录信息，并自动打印出档案卷内目录（具备报表自动补空行功能）； 　　2) 根据录入信息，打印出档案盒标签； 　　3) 针对人事档案的特点，可以按单位，添加往后年度的档案目录信息，生成档案名和编号的报表，并支持变更页的打印； 　　4) 支持模糊及时查询档案人，不用调出档案盒，即可浏览到档案人的档案基本情况； 　　5) 增加了档案进入和调出信息的登记； 　　6) 具有数据一键快速备份功能。 　　 　　3 主要制作流程 　　 　　1) D盘下建立“人事档案目录管理系统”文件夹，该文件夹下，建立“data”、“databak”二个文件夹。 　　2) 在“data”文件夹下，建立“data.mdb”： 　　 　　表间关系为： 　　“人事档案目录”与“1履历材料”、“2自传”等十表，编号字段一对多相联接。 　　设置“data.mdb”数据库密码 　　3) “人事档案目录管理系统”文件夹下建立前台“人事档案目录管理系统.mdb” 　　点“文件”―“获取外部数据”―“链接表”，选中刚刚建立的“data.mdb”，输入设置的密码。选中所有表，点确定。 　　4) 建立窗体 　　① “人事档案目录”窗体：利用向导，用表“人事档案目录”建立主窗体，再利用选项卡控件，绘出子窗体区域，用表“1履历材料”制作子窗体区域，设置好外观后，利用复制，修改数据源的方法，生成选项卡中的其他子窗体。 　　 　　②窗体代码部分： 　　(1) 为实现“单位”的快速添加，在窗体添加如下代码（子窗体的中选项1至选项10参照如下）： 　　Private Sub 单位_NotInList(NewData As String, Response As Integer) 　　If MsgBox(输入的信息不在列表中！ Chr(13) Chr(13) 是否将其添加列表中？, vbQuestion + vbYesNo, 不在列表中)=vbyes Then 　　DoCmd.SetWarnings False 　　DoCmd.RunSQL INSERT INTO 单位名称(单位) VALUES ( NewData ); 　　Response = acDataErrAdded 　　DoCmd.SetWarnings True 　　Else 　　Response = acDataErrContinue 　　Me.ActiveControl.Undo 　　End If 　　End Sub 　　(2) 姓名查找代码： 　　Private Sub 查找_Click() 　　If Not IsNull(Me.姓名查找) Then 　　If InStr(1, Nz(Me.姓名), Nz(Me.姓名查找)) 0 Then 　　Me.Recordset.FindNext 姓名 L