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中国大地财产保险股份有限公司 上海分公司单证管理办法 为了加强公司的内控制度建设，保证公司资金和单证的安全性，防范因单证流失给公司带来的经营风险，使公司单证管理工作系统化、规范化，根据总公司《单证管理办法》的有关要求，特制定本办法。 第一章 单证分类 按照单证的重要程度、缮制方式、功能以及管理形式，将单证分为重要单证和次要单证。 重要单证是指各项保险业务中使用的印有印刷流水号码，一经签单公司即承担经济责任和产生法律效力或以此作为收付款书面依据的有关凭证。包括：保险费专用发票、保险赔款收据、各类保险单、各类批单、保险证以及其他有价单证等 次要单证是指除重要单证以外的其他单证。 第二章 管理职责 公司单证管理的职能部门包括计划财务部、业务处理中心、客户服务中心、综合管理部、公司所属分支机构等。 公司计划财务部负责单证的入库、发放、领用、有价单证保管。对各种单证建立台账，定期盘存实物并编制单证管理报表；定期对本部以外各职能部门单证的使用与管理情况进行专项检查等工作。 公司业务处理中心、客户服务中心、综合管理部负责本部门以及公司内部业务部门所需单证的入库、发放、领用、保管、存档，定期盘存实物并把盘点结果以报表的形式反馈计划财务部，以及日常单证的使用与管理工作。 公司业务处理中心负责核定所属相关业务条线的各分支机构以及分公司本部可申领的业务类单证的数量和种类。 公司业务处理中心负责所属相关业务条线的各分支机构以及分公司本部所需的业务类单证领用、收回、核销、存档、监督、检查等管理工作。 分公司所属分支机构的内勤人员是单证管理的责任人，负责本机构单证管理的具体工作。 第三章 管理规程 重要单证应按照总公司统一的编码规则进行编号。单证管理工作必须通过计算机单证管理系统进行；单证的印刷、入库、发放、领用、使用、作废、丢失、查询、归档、销毁等工作必须输入计算机单证管理系统。 重要单证均由总公司统一设计格式并组织印刷，分公司各职能部门应根据使用情况，对公司日常运行所需必备的单证（公司内各业务机构部门所需业务单证，由业务处理中心负责统一核定）经业务处理中心核定签章、单证专管人员和负责人签字后，提前向计划财务部上报需求数量、种类的清单，以便计划财务部及时向总公司申请领用，确保单证的库存限额。 次要单证由各职能部门提供必备单证的清单，计划财务部负责向总公司申请领用。其中内部自制单证，由各职能部门提供单证样本以及数量，计划财务部根据总公司单证管理规定的要求样式确认后，公司综合管理部负责统一印制。 对于没有编号的次要单证，由各职能部门提供所需单证的清单，计划财务部上报总公司申请领用后入库保管，库存量根据各类单证需求的不同，一般维持2-6个月的单证使用数量。计划财务部对领用数量进行登记，并保存使用部门申请领用单证的清单。 凡涉及到实物单证在部门之间、人员之间流转的，各相关部门必须建立“单证保管及领用交接登记簿”，“单证保管及领用交接登记簿”的内容包括序号、单证名称、日期、领入数量、领出数量、单证起止号码、库存数量、库存单证起止号码、保管员、领用人签收等，同时在单证管理系统中完整记录，确保单证的留存数量，以备核查。 需要使用单证的职能部门，应指定专人到计划财务部定量领取，领取时必须填写“单证领用单”。单证领用单的内容包括日期、领用部门、序号、单证名称、单证起止号码、计量单位、单证数量等。单证领用单必须填写完整，相关人员签字齐全。同时，领用人还必须在“单证保管及领用交接登记簿”上签收。 凡有印刷流水号的单证，通过业务处理系统打印时必须输入所用单证的印刷流水号码。 部分手工出具的保险单或批单，应在补录业务信息时将该单证的印刷流水号码同时进行补录。 对遗失或被盗的重要凭证，应由责任人负责登报声明作废，经相关部门负责人签字确认后以书面形式上报上级主管部门。同时要在单证管理系统中作非正常核销处理。 单证职能部门应将作废的重要单证的所有联次收回，加盖“作废”印章，和“存根联”一起存档。并在每月的盘点报表中列示报计划财务部进行账面核销，登记备案。 对各种过期不能使用或停止使用的空白重要单证，由领用部门统一回收，按顺序整理后做好明显的作废标记，在计算机单证管理系统中提交回收登记，经总公司同意后统一收回并集中销毁。 已归档的重要凭证不得随意销毁，保存期和销毁办法按公司档案管理规定执行。 重要单证应严格履行借阅手续，未经公司批准，一律不得外借。 各职能部门的单证管理员应定期通过计算机单证管理系统生成报表，对报表中未注销的差额做出解释和说明。 各职能部门（包括各分支机构）都必须对有效单证建立单证领、用、存台账。每月末，对各类单证进行实物盘点，保证台账数与实物数相等、台账数与电脑系统数相等，如有差异要说明原因，并按时上报《单证使用情况登记表》到计划财务部。计划财务部每月将对各单证