电子公文作业说明会教材-电子公文系统.DOCVIP

電子公文系統網址： edoc.ltc.edu.tw 進入系統之後，請先到資訊管理中之個人資料設定作密碼的設定及個人資料的維護。 可到資源下載區下載 Acrobat Reader5.0 公文列印需要拋轉成pdf檔印出 結案歸檔的作業，可以在同一套系統上完成 數字使用原則 常見問題之排解 二、登入畫面 請先至資訊管理，選擇個人資料設定，進入維護個人資料 依序將個人資料設定好(代理人制度在現階段尚未啟用) 必要輸入欄位：成員密碼、密碼確認、Email、電話、分機、傳真 分文作業 一、進入登記桌作業，選擇分文作業 二、選擇承辦單位，按下傳送並簽收，將文分給下ㄧ級的承辦單位。 二、登記桌分文給承辦人員，按下傳送並簽收，即完成分文給承辦人員。 歸檔作業 一、進入登記桌作業，點選欲歸檔的該份公文，按下進行歸檔，即完成歸檔動作。 外來文的結案 一、如果有外來文的部分，登記桌分文至承辦人之後，就會在承辦人的經辦公文 中看到此份文。當此份文簽核流程跑完回到承辦人處，做內部存查。 二、根據此份文須作結案作業，登入系統之後，會在承辦人作業中的結案作業看 到此份文，請輸入紙本文上面校長批核的年月日，然後按下進行結案。 進行結案之後，系統會依歸檔單位給檔案分類號。(請記下檔號，將紙本送交歸檔單位登記桌做歸檔) 進入公文製作，點選需要製作的公文類型(以製作一份函為例) 三、依序輸入各欄位。 在正、副本單位輸入的時候，請儘量用輔助輸入，並請輸入關鍵字查詢 如果有附件，請在附件說明中輸入隨文。如果為電子附件，請點選電子附件。 按瀏覽，夾帶電子附件，然後回到公文內容，繼續未完成的輸入 如果有會辦單位，在敬會的欄位中輸入，可用輔助輸入幫助選取 如欲印出的紙本在會辦單位之間的間隔加大，可以多輸入一個、號 完畢之後，請先儲存，再將公文印出，跑公文紙本流程。 公文紙本流程跑完，回到承辦人員處，可以將文送文書組發文時，請到承辦 人作業中的經辦公文，按送發文將該份文送文書組發文。 創一份簽： 一、如同函稿的製作，依序填入各欄位。 如果所創的為一份簽紙本文回到承辦人手上後，需要做內部存查，不可送發文。 結案作業 內部創稿的結案，當總收發確定將文發出，紙本回到承辦人處，承辦人 可以在承辦人作業中的結案作業找到此份文 進行結案作業，系統會依歸檔單位給檔案分類號。(請記住檔號，並將紙本送交單位登記桌做歸檔) 簽的結案時間，需輸入紙本文上面校長的批核年月日 公文書橫式書寫數字使用原則 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。 數字用法舉例一覽表 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3 中文數字 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（