香港雷特思国际管理酒店程序.docVIP

香港雷特思酒店 章节号/文件编码 PD2/001 程序文件 版本 A 修改状态 0 名称 文件控制程序 页码 1/8 1 范围 为确保酒店质量管理体系所需文件得到有效控制，防止作废文件的非预期使用，特制定本程序。 本程序适用于酒店质量管理体系文件及外来相关文件的控制。 2 职责 2.1 雷特思酒店管理公司质量检查部负责质量管理体系文件的归口管理； 2.2 各雷特思酒店负责本酒店相关文件的管理； 2.3 公司总经理负责批准质量手册和程序文件； 2.4 管理者代表负责审核质量手册和程序文件批准其它相关文件。 3 控制内容 3.1 输入控制 文件控制输入的质量管理体系文件包括： 1) 形成文件的质量方针和质量目标； 2) 质量手册； 3) GB/T19001—2000idt ISO 9001:2000标准所要求的形成文件的程序； 4) 本酒店为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件； 5) 外来文件。 香港雷特思酒店 章节号/文件编码 PD2/001 程序文件 版本 A 修改状态 0 名称 文件控制程序 页码 2/8 公司质量检查部掌握上述信息，编制《雷特思酒店受控文件清单》，作为文件控制的依据。 3.2 输出控制 文件控制输出结果包括: 1) 文件发布前得到批准，以确保文件的充分性和适宜性； 2) 必要时对文件进行评审和更新，并再次得到批准； 3) 确保对文件的更改和现行修订状态得到识别； 4) 使用部门、场所能获得适用文件的有效版本； 5) 文件应保持清晰、易于识别； 6) 外来文件得到识别，并控制其分发； 7) 防止作废文件的非预期使用，若因存档备查等任何原因而保留作废文件，需进行标识。 雷特思酒店各部门每月对本酒店部门文件进行评审，公司质量检查部每半年对雷特思酒店文件的评审进行检查，评审均需填写《雷特思酒店文件控制评审表》，识别文件控制过程中存在的问题，并加以修改。 3.3 活动控制 3.3.1 文件编制 3.3.1.1 公司质量检查部按《质量管理体系文件编导细则》的规定，组织编写质量管理体系文件，以满足； 1）可操作性； 香港雷特思酒店 章节号/文件编码 PD2/001 程序文件 版本 A 修改状态 0 名称 文件控制程序 页码 3/8 2）文件展开的充分性； 3）适宜性； 4）规范性； 5）系统性； 3.3.1.2 雷特思酒店各部门按《雷特思酒店其它文件编制规范》的要求，组织编写各类其它文件。 3.3.2 文件的批准和发布 3.3.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表审核，公司总经理批准、发布。 3.3.2.2 酒店自编的其它文件，由部门领导审核，管理者代表批准，呈报公司总经理审批，公司质量检查部统一发布和管理。 3.3.2.3 质量检查部负责识别、收集雷特思酒店适用的外来文件夹的有效版本，由管理者代表批准后使用。 3.3.2.4 未经授权人审批同意的文件，不得使用。 3.3.3 文件标识 3.3..3.1 所有文件需进行识别,并进行标识,标识包括: 1）受控； 2）非受控； 3）有效； 4）作废； 香港雷特思酒店 章节号/文件编码 PD2/001 程序文件 版本 A 修改状态 0 名称 文件控制程序 页码 4/8 5） 保留 3.3.3.2 所有受控有效文件,除质量手册加盖“受控”章外，其余加盖“有效”章。 3.3.3.3公司编制的有效文件,均应标识版本、修改状态和受控编码，并有编制、审核和批准人及日期。 3.3.3.4 需要必威体育官网网址的文件,需加盖“必威体育官网网址”等级印章。 3.3.3.5 作废文件按本程序3.3.8的规定进行标识与管理. 3.3.4 文件发放 3.3.4.1公司质量检查部门负责编制每次文件发放的《雷特思酒店文件发放定额计划》，报管理代表批准后按计划发放。 3.3.4.2 公司质量检查部门编制《雷特思酒店文件发放回收登记表》对文件发放进行控制，各酒店签字领取，回收的文件进行登记注销。 3.3.4.3 外来文件的发放控制，应执行3.3.4.1和3.3.4.2的规定。 3.3.5 文件的评审、更新和再批准 公司质量检查部门每年组织对现行文件的充分性、适宜性和有效性进行评审，提出《雷特思酒店年度文件评审报告》，识别需要的更新与换版。 3.3.5.1文件需要更改时，由提出更改的酒店或酒店部门填写《雷特思酒店文件更改申请表》，并由该文件的原审批部门或人员审批。若指定其它部门或人员审批时，应获得审批权及所需依据的背景资料。 3.3.5.2 经审批同意更改的文件,由公司质量检查部签发《雷特思酒店文件更改通知单》及修改。 香港雷特思酒店 章节号/文件编码 PD2/001 程序文件 版本 A 修改状态 0 名称 文件控制程序 页码 5/8 通知单并标明更改性质、内容作业方式，由文件