技术交流会流程-CJ-20140417.docVIP

广州禾信分析仪器有限公司 文件编号 HX-SC-001 技术交流会流程 版本（修订） V1.2 页 次 共10 页 修订 陈洁 审核 批准 修订日期 2014.04.16 第一章 总则 第一条 目的 为规范公司的相关事项，特制定本制度。 的定义 第章 第四条 技术交流会申请 销售根据所属区域内情况进行技术交流会申请，汇合技术部、销售部意见，审批后确定是否开展技术交流会，市场部对技术交流会统一安排。 第五条 确定技术交流会方案 通过审核的技术交流会，建立技术交流会实施方案，建立展会工作计划，确定技术交流会牵头人、时间节点，明确分工，做好费用预算。方案通过后严格执行。 第六条 技术交流会准备工作 确定会议地点与时间 确定会议日期后，根据会议规模，市场部与当地销售联系当地酒店，预定会议室，并与酒店方沟通协议住宿、会场情况等事宜。 确定会议日程 邀请专家在会议上做报告，确定到会专家与报告题目。 制作会议邀请函及邀请客户 制作会议邀请函，会议邀请函应包含会议地点、时间、会议日程、联系人等信息。会议邀请函确定后发送给相应销售，由销售邀请客户，及时统计客户参会信息，并在会前跟客户进行确定。 准备相关会议物资 展示仪器：若需要在会场展示仪器，市场部通过K3提交展示仪器申请，交由生产部准备仪器、打包交仓管发货。 礼品：提前准备专家礼品。若会议日程包含抽奖活动，则根据会议规模与获奖比例购买礼品。 公司宣传样本与会议手册：根据会议规模准备公司宣传样本，制作会议手册。 其余会议物资：由市场专员负责，原则上所有的物品需发物流，特殊情况可发快递。展会负责人发货前需清点物资，并做好相应记录，后交由仓管发货。原则上物资提早准备优先选择物流。 背景调查 技术交流会开展前，对莅临专家、重要客人进行背景调查，准备好莅临专家的1分钟介绍词。 第七条接待培训 参会人员参展前应经过简单培训，内容包括：接待工作分工、接待技巧、常见问题回答方式等。由技术部、销售部提供，市场部整理制作培训ppt并发送通知，参会人员应认真阅读，明确工作安排。 第八条 费用申请 市场部提前做好经费预算，依据预算申请足够经费，以满足技术交流会需要，并对支出明细进行记录。 第章 第九条 现场布展 会务工作人员在布展前提前与酒店方联系，并准备好布展相关物品。会务工作人员应在会议开始前1-2天到达会议现场进行现场布置。 现场主要负责人布展前确认物资、仪器等已运至会议地点。 应用工程师负责仪器、电脑的安装调试。 会务工作人员安排酒店方悬挂横幅、指示牌，摆放桌椅、准备纸笔，布置签到台、茶歇，摆放展架，提前调试音响、电脑、麦克风等电子设备，整理礼品、会议资料。 负责人协调布置工作，其他会务人员协助现场布置。 第十条 接机、接车工作 销售收集客户乘机、乘车信息，并发送给会务人员，会务人员对信息进行统计分类，并提前预定车辆。 接机接车当天，相关会务人员提前到达机场或车站，携带接机牌等候客人，并提前与司机取得联系。 迎接客人并将客人送上车，司机将客人带到指定地点。 相关销售人员在酒店等候，派发会议资料，帮助客人登记、入住。 着装，不要过于随便，建议统一穿公司工作服。 第十一条 技术交流会现场 技术交流会当天确保提早半小时到达会议现场。 工作人员的着装，不要过于随便，建议统一穿公司工作服。 提早打开笔记本、投影仪，激光笔等电子设备，打开空调，准备好茶水。 工作人员提前到达签到台进行布置，准备足够签到表与笔，协助客人签到，派发公司宣传册与会议指南，并引导客人入座。 会议前等待时间与茶歇期间，可播放公司宣传视频或轻音乐。 区域经理主持技术交流会及抽奖活动，工作人员协助会议开展。 会议上及时为客人添加茶水，提早准备茶歇食品。 展会结束前应该检查仪器电源、照明灯电源是否关闭，重要物品是否有遗忘。 第十二条 撤展 1. 仪器：技术人员负责将仪器打包，通知物流（可联系仓管安排物流），将仪器运送至指定地点。 2. 其他物资：由参展人员收集整理，通知物流将物资送至指定地点。返回的观众登记表、收到的名片等客户资料由工作人员带回公司。 第章 第十三条 会议后信息整理： 1. 总结：牵头人对技术交流会进行效果评价并填写《参会效果及总结表》（技术交流会结束后5天内），提交给直属领导，抄送市场部。其他工作人员需提交个人总结（技术交流会结束3天内），提交给直属领导，抄送市场部。 2.现场照片及参会人员名单，由市场部人员整理后发送给商务部，并由市场部存档。 第十四条 重要客户信息跟踪 由市场部整理客户信息发送给商务部，由商务部分配相关销售人员跟进，相关销售人员15日反馈跟进情况。 第十五条 市场部存档文件 技术交流会结束后，市场部对以下文件进行存档： 1．会议邀请函 2．技术交流会