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档案管理系统的完善和改进 孙雪华 (华东电力设计院，上海 200063) 摘要：本文对引进的企业档案管理系统在应用的过程 中，在某些环节上所碰到的问题进行了分析，提出了解 决方法。完善和改进后的档案管理系统投入使用后，取得 良好的效果。 关键词：档案查询；档案催还；档案预约；完善和改进。 中图分类号：G275 文献标志码：C 文章编号：167卜9913(2009)05—0078—03 PerfectingandImprovingofArchiveM anagementSystem SUN Xue．hua (EastChinaElectricPowerDesignInstitute，Shanghai200063，China) Abstract：ThisarticleanalysestheproblemsinapplicationsoffetchedCorporationArchiveManagementSystem andworksoutasolutionfortheproblems．CoprorationArchiveManagementSystem whichisperfectedhadabe~er applicationeffect． Keywords：archivelocation；archivereturningspeedup；archivereserving；perfecting；improving． 随着信息技术的飞速发展，企业档案信息 统，本文就解决这些问题作一些探讨。 化管理也越来越普及，就 电力勘测设计行业而 1 档案查询子系统的完善和改进 言，基本上都以引进的企业档案管理系统对本 单位 的档案进行管理 ，华东 电力设计 院 (下称 网络查询档案，是为借 阅人员提供的一种 本单位)也是其 中之一 。毋庸置疑 ，引进的企 方便、快捷的查询方法 。引进的企业档案管理 业档案管理系统是 比较专业、功能 比较齐全的 系统可提供两种 网络查询档案方式：终端安装 系统 ，但 同时它又是一个商业软件 ，不可能适 查询浏览和IE浏览。本单位采用IE浏览方式。 用于所有的单位。本单位在应用过程 中碰到 了 进入 引进 的档案查询子系统，选择工程档 一 些 问题。例如，借阅人员在查询档案时，无 案类型进入到某一工程卷册级的条 目信息。 法获知该档案借阅信息；档案管理人员在档案 通过查询所得到的信息有 ：档号、卷册名 催还管理时无法按部 门按档案类型批量打 印催 称、检索号、条 目详细等等 ，其 中档号和检索 还单 ；等等 。有些 问题虽然 比较小 ，但给应用 号栏 目中的内容正好相反，往往借阅人员查询 人员带来了不少的困惑，使档案管理人员工作 到所需档案后，将档号栏 目下的检索号抄于借 起来不是那么顺利 。为了解决这些 问题 ，笔者 阅单上前往借阅，此时档案管理人员就必须通 设想 ，能否放弃引进的企业档案管理系统 中的 过检索号查询到档号才能完成本次借阅。这是 某些功能或子系统，另辟蹊径，利用其后台数 因为档号是本单位档案管理的唯一标识。 据结构，重新构建符合本单位需求的管理子系 当借 阅人员查询到所需档案前往借阅时， 收稿 日期：200809—04 作者简介：孙雪华，高级工程师，华东电力设计院档案处