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五、起草项目计划书要求 起草项目计划书要求的过程很重要，也很难而且需要花很多时间。关键要素是要确定必须询问的最重要问题，以便获得必要的信息，对每个服务商的经验、可信度及其以往成就做出有充分根据的判断。在这方面如果做出草率决定可能会造成巨大的时间和金钱损失。关于起草项目计划书要求的方法要点，本章第三节有进一步阐述。 六、进行服务商分析和选择 当得到所联系的服务商对项目计划书要求的回复之后，就可以开始进行挑选剔除，最后将注意力集中到两三家提供了最符合企业要求的信息的服务商身上，以便逐一进行评估。进行服务商分析是一件细致而艰难的事情，但这种分析对于整个外包项目的成功却至关重要。如果是在做出了外包决定、选定了服务商、启动了项目之后，发现该项目的某方面不合适，那就得再花时间和金钱去弥补。如果这样，工作进展就会延缓，而且还要花时间去保证外包出去的职能活动正常进行，那会导致更大的工作量和工作难度。外包工作委员会可以对每项将外包的人力资源活动确定至少10到15个标准，包括定性和定量的因素，权衡每个因素并形成一个序列清单，用作评价服务商的指标体系。 七、协商签订一份完善的合同 外包工作委员会应派最佳谈判代表去主持谈判。同时谈判要采用最适合本企业的方式进行，一定不要在没有专家参与的情况下进入谈判。一个好的谈判代表不必在每个要点上都占上风。合同对于签约双方来说必须是一种双赢的结果。在努力达成最佳交易的过程中每一方都必须慎重，因为这将是一种不断发展的合作伙伴关系，合作双方都希望有良好的开端。 这种合同的重要内容之一是费用构成。因此，必须着重琢磨和审查合同的时间长短。在合同执行过程中是否有什么费用增加？如果有，在何时增加、增加多少，最重要的是，将如何决定这些增加？而且，还要弄清隐含的费用。 在正式签署前，必须请有经验的律师对合同的所有条款进行最后一次审查。 八、与公司全体人员，尤其是人力资源职能人员沟通 沟通是使外包项目取得成功的至关重要的因素之一。在开始设计外包方案的时候，内部人力资源职能人员知道企业在考虑将某些人力资源职能外包出去的问题，他们自然会为自己的工作而担心。从这时起就要开始沟通。因为如果只打算将某些职能外包出去，同时还要保留其他职能的话，企业还需要保持相当部分的现有人力资源职能人员。 另一方面，由于人力资源活动往往会涉及公司全体员工，因此，外包的成功需要全体员工的理解和配合。尽早让员工了解有关外包信息，尤其是与他们切身利益紧密相关的服务方式、标准等的变化，非常重要。在外包工作上时间表上应当明确各个必要的沟通时点，在这些时点上，企业有关负责人要与人力资源职能人员以及公司全体员工沟通。同时，还必须设计沟通的方法，如面对面的沟通、书面的沟通、全体大会等，都是有效的沟通方式，要根据沟通的对象特点、内容特点，确定沟通的方式、范围等。在必要时，应要求服务商一起进行沟通。 九、维护合同执行过程中的合作关系 在与一个服务商进行讨论的初期，企业要得到代表该服务商开展工作的人员的名单及简历和证明材料，并让公司内部人力资源职能人员及其他相关人员与之接触。还要通过定期安排会议和确立保持沟通的原则，与服务商的代表建立一种积极的关系。为了使人力资源职能外包项目取得成功，在整个合同执行期间，外包双方都必须花时间去建立和维护良好的关系。 十、监控服务商的工作绩效 外包合同应当确定所期望的特定绩效标准和服务水准。这种标准应详细说明需要提供什么服务、由谁提供、在何处提供以及谁作为提供者代表；还要确定企业将如何监控和评价每个人力资源职能领域的服务质量。 监控服务的方式之一是建立一种双方同意的定期报告制度。此外，还可以确立对不合格绩效的处罚手段。 第三单元 外包合作关系的建立与维护 选择合适的服务商和维护外包双方的合作关系，是人力资源外包取得成功的最关键因素。在这方面，企业需要借助一些的工具和手段，才能保证结果的有效性。 一、项目计划书要求 项目计划书要求是企业提交给服务商的一种正式函件，内容主要包括所有需要服务商回答的问题和提交资料、证明的要求。项目计划书要求是企业让潜在的外包合作对象充分了解自己的需求的手段，它在很大程度上能够决定投标服务商的范围，以及进行服务商筛选和分析的工作量，因此，起草项目计划书要求的过程受到高度重视，并且形成了一些原则和技巧。 1、项目计划书要求应当由熟悉和理解人力资源外包过程以及打算外包的职能人来起草。否则，难以准确表达真正的要求。 2、所提出的问题和要求提供的信息应当是与所要外包的职能相关的，并且要求非常明确具体。 3、应当包括以下要点： 介绍。介绍本企业的背景、所在行业、雇员数量、地点等。 要求与期望。说明打算外包的人力资源活动的类型，例如薪资发放或人员配置 对服务商的基本条件要求，即要求提供有关服务商的详细信息。 人员信息。要求