会展旅游管理-会议入场及其他服务.pptVIP

会议入场及其他服务 第八讲 Contents 一、会议入场 会议报到 会议安全保卫 限制入场 票券 展品安全 1.会议报到 迎接横幅与报到处 正式报到处 文件包领取处 旅游及特别服务处——旅行社服务台 文件包内容 主办机构 会议活动安排表 各类代金券 陈述会议目的及目标的介绍信件 会议发言人员和表演人员介绍 饭店 饭店为住客提供的设施 会议接待室和餐厅的开放时间及位置 饭店付账及结账手续 饭店纪念品，如笔记本、钢笔（饭店标记） 二、会议安全保卫 限制入场 参会登记（册） 与会者登记，会议主办者也可以获得根据登记处资料获得的一份详细的通讯目录。 流程：在正式报到处，检查身份，收取会务费，发放会议证明——会议代表证。 会议代表证 普通 卡片式 条码代表证 组合性代表证 2.票券售理 了解会议实际允许入场的人数，当入场人数决定收费时，采用代金券的方式。 代金券在收取后必须立即点数，数额要由一名会务组授权人员来核实。 收取方式与地点： 坐宴：侍者在坐宴中收取 自助餐：工作人员在餐厅门口（会务组人员在门口接待，调节纠纷，问候贵宾。桌椅可用作它途。） 丢失等情况处理：会议主管，机动票 销售方式： 打包销售，无法退款 展品安全 饭店保安人员 外援与计费：参展商参会时。 四个关键时期： 展品迁入＼开展＼闭展＼展品迁出 三、会议其他服务 打印、复印 会场装饰 物品存放 有偿 物品登记簿：记录物品的接收日期，存放地点，存货人与接货人姓名。 娱乐活动 晚宴前的厨师拿手菜表演 海滩砌沙塔比赛和烧烤野餐晚会 乡间集市游 群众性体育活动 品酒会 艺术展览 优选商家：为策划者提供特殊服务的酒店“外援”。 通常饭店允许优选商家在会议现场设立办公室。给饭店支付租金和一定比例的销售额。饭店可以通过推荐这些商家获取佣金。 饭店如果拥有本店的专门独家服务商，或设有自己的会务管理公司，应在与会议主办机构的谈判中讲明这一点。 会议总部办公室 电话服务 会议接待室 使用冲突（尤其是举办展览期间） 主办方的“订房优先” 三、配偶计划（spouse program） 许多饭店由于没有提倡配偶参会,而忽视了一个潜在的相当有利可图的市场。一个普通的会议代表每天在饭店的花销大约是160美元。如果他或她携带配偶,则两人的花销一天就要超过200美元,这多出的部分对饭店来说无疑是一笔额外的收入,而且配偶又不需另外的客房。对于一个有500名代表的会议来说,这就意味着饭店的日收入可增加20000美元,这对任何一家饭店都不是小数目。 如今大部分会议都邀请代表们的配偶同来参加。根据《会议与例会》中的必威体育精装版会议市场报告,每年约有1100万配偶出席各类大会及公司会议。对一些会议团体来讲,每年的会议已经成了一项家庭事务。会议服务人员应该预先准备来招待这额外增加的客人。饭店一般会专门为他们安排一些活动项目。而且像对待其他会议活动一样重视这些项目。我们通常认为,与会人员如果有配偶在身边,就会在饭店停留的时间长一些，消费多一些,而这些都对饭店有利。 意义 增加配偶出席人数 3.配偶活动项目 时装表演 　　配偶节目中时装表演非常受欢迎,一个精心安排的穿插鸡尾酒会,时装表演将是一次令人回味无穷的经历。这一表演也常常与午餐会共同举办。饭店可以在活动当中分发本店的纪念品或小礼物。 　　会议部经理应该备有一份名单,记录着愿意参加这类表演的百货公司及时装厂。在饭店与当地商家共同主办和组织这些时装表演中,社区间的友好关系也就建立来了。或者,饭店也可委派一个专门经营时装的职业公司来组织表演。无论用哪一种方式,饭店都应确保展示中的服装是必威体育精装版款式的,而且其价格也有明显差异。 　　但是,时装表演的次数也不能太频繁。饭店可以咨询一下会议策划者,看看时装表演在过去几年出现的频率。如果出现次数太多,我们就得建议举行其他的活动了。 购物 购物也可以促进饭店与商家间的友好关系。合理的计划安排非常重要。通常,饭店可以包车送客人们前往购物场所,并安排一名导购来迎接客人。可能的话,饭店还可以安排客人们进行幕后参观。 　　购物时,时间安排也非常重要,这些参加购物的客人们常常会分成小组去逛不同的商店,因此,他们必需清楚集合的时间。此外,还要确保他们都能准时返回饭店参加当晚的活动。 观光及城市游览 也较受配偶们的欢迎。导游是否称职至关重要,因此,会议部经理应该有一份曾有过业务往来的旅行社的名单。 　　任何城市都有旅游景点:大学校园、历史古迹、园林等等,而最受欢迎的游览之一是参观民居及花园。当地一些居民为了给慈善机构筹集资金,欢迎会议代表们的配偶参观自已的住宅。饭店一般提供5户居民供参观就足够了。同购物游览一样,观光的时间安排也很重要。而且,游览时,最好包乘公共汽车以保证团队成员在一起,不要分乘多辆小汽车。 客座演讲 其他 四、儿童活动项