文书与档案管理基础第四章 文件的整理和归档.pptVIP

* 第三节 立卷改革和《归档文件整理规则》 第一节 文件的归档范围 第二节 立卷工作 一、机关文件材料的归档与不归档范围 （一）机关文件材料归档范围 1．上级机关文件材料的归档范围 2．本机关文件材料的归档范围 3．同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围 4．下级机关文件材料的归档范围 一、机关文件材料的归档与不归档范围 （二）不归档文件材料的范围 1．不归档的上级机关文件材料的范围 2．不归档的本机关文件材料的范围 3．不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围 4．不归档的下级机关文件材料的范围 二、企事业单位文件材料归档范围 （一）确定企事业单位归档范围的标准 确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。 （二）确定企事业单位文件材料归档范围的基本方法 1．研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序，从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。 2．针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体工作利用的实际需要，逐一确定每个具有保存价值、应当归档的文件材料及其保管期限。 3．要从本单位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。 一、立卷 （一）立卷的概念和含义 1．立卷的概念 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。 2．立卷的含义 （1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。 （2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。 （3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 一、立卷 （二）立卷特征及其运用 1．立卷特征 （1）按文件的问题特征立卷。 （2）按文件的作者特征立卷。 （3）按文件的名称特征立卷。 （4）按文件的时间特征立卷。 （5）按文件的地区特征立卷。 （6）按文件的通讯者特征立卷。 （7）按文件的其他特征立卷。 一、立卷 （二）立卷特征及其运用 1．立卷特征 2．立卷特征的灵活和结合运用 （1）立卷特征在文件分类中的结合运用形式。 ①“年度—组织机构”分类法。 ②“年度—问题”分类法。 ③“组织机构—年度”分类法。 ④“问题—年度”分类法。 （2）立卷特征在组卷中的具体运用。 ① 一般应以按问题特征组卷为主。 ② 按文件的主要共同特征组卷。 ③ 根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。 按文件的名称特征立卷 待立卷的文书 二、立卷的组织工作 （一）立卷环节的选择 1．文书处理部门立卷 （1）集中式。（2）部门式。 （3）“谁办谁立卷”。 2．文件处理部门与机关档案室结合立卷 （1）组织型。 （2）分工型。（3）兼职型。 二、立卷的组织工作 （二）立卷的准备工作 1．立卷工作会议 2．立卷业务培训 3．文件材料的收集和清理 4．机关档案室在立卷工作中的作用 二、立卷的组织工作 （三）平时归卷 1．平时归卷的概念 2．平时归卷的目的 3．平时归卷的主要措施 （1）建立和健全平时归卷制度。 （2）要有平时归卷的物质条件。 （3）注意平时的清查和归卷。 立卷工作 三、具体立卷程序 （一）拟订（或修订）立卷类目 （二）文件的归类和组卷 （三）确定案卷的保管期限 （四）拟写案卷标题 （五）案卷的编目与编号 （六）填写与装订 （七）归档 立卷程序 案 卷 标 题 卷内文件的编号 *