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轻轻松松制作和发送工资表 珠海 孙宁 每个月的10号，是全公司上下都为之振奋的日子。为什么？因为10号发工资呀，这特别对于“月光”族、买房买车按揭族来说可能是一个月中最值得期盼的日子。可是，这一天最忙碌也最发愁的却是公司计财部的小丽了，因为那天她需要面对全公司上百人的工资条制作和发放任务。 从一张工资条上，我们可以清清楚楚地了解到当月的工资收入情况，发了什么工资什么奖金什么加班费，扣除了什么个人所得税什么住房公积金等等。简单地说，工资条就是一个细长的小纸条，上面罗列了该员工的工资组成元素以及各元素发放的金额。 目前，各单位往往都使用财务软件来计算工资，而各财务软件基本上也都提供了为Excel导出表格的功能。这样一来，就为我们使用Excel制作工资条提供了基础。 小丽将公司的工资报表文件导出成了Excel文件（如图1），使用Excel打开后面对表格却犯难了。因为工资报表只有在最上面一行有一行列标题，打印时如何使得每行数据都带有这个列标题呢？ 图 1 一、巧用VBA编程，轻松制作工资条 不过，这可难不倒小丽，公司前一段刚组织了办公自动化学习，小丽想到使用Office的“宏”通过简单的VBA编程来实现这一功能。 小丽最近刚刚将Office 2003升级到了Office 2007，令她奇怪的是找不到VBA编程的选项了。这也提醒我们需要注意的是，Excel 2007在默认情况下是不开启开发工具选项卡的，而VBA编程和宏工具栏等都位于其中，所以首先需要开启“开发工具”选项卡再在其中进行VBA编程。 第一步： 单击“Microsoft Office 按钮”（Excel 2007左上角的圆形按钮），然后单击“Excel 选项”按钮（如图2）； 图 2 第二步：在“常用”类别中的“使用 Excel 时采用的首选项”下，选中“在功能区中显示‘开发工具’选项卡”复选框，然后单击“确定”按钮（如图3）； 图 3 第三步：在Excel 2007中切换到“开发工具”选项卡，单击其中的“Visual Basic”按钮准被进行编程；（如图4） 小提示：Excel 2003中的Visual Basic编辑器 单击Excel 2003主菜单中的“工具→宏→Visual Basic编辑器”来打开“Visual Basic编辑器”窗口。 图 4 第四步：在弹出的“Microsoft Visual Basic”代码编辑器中，输入以下代码，该段代码的作用即为向表每行工资数据中添加列名（如图5）； 图 5 第五步：代码输入完成后单击快捷工具栏上的保存按钮将代码保存到Excel文件中，这时有可能会提示需要另外将Excel文件保存为启用宏的文件（如图6），这是Office 2007提高了安全性的需要，这时要按提示另存为启用宏的Excel文件（如图7），该文件会在文件图标上显示一个红色的感叹号表示包含宏代码； 小提示：为了防止运行有潜在危险的代码（比如宏病毒），特别建议在使用完宏之后恢复任何禁用所有宏的设置。 图 6 图 7 第六步：保存了VBA程序代码到启用宏的Excel文件后，单击“开发工具”选项卡中的“宏”按钮，在弹出的“宏”运行和设置窗口中选择刚才编写的宏函数，单击右侧的“执行”按钮运行宏（如图8），稍微等待一会儿就会发现每行数据都带有列标题的工资表已经制作好了（如图9）。 图 8 图 9 你知道吗？ 宏是微软的Office中通过一次单击就可以应用的命令集，它们几乎可以自动完成Office中执行的任何操作，甚至还可以执行很多在Office中使用人工操作几乎不可能的任务。简单地说，使用宏可以节省时间，并可以扩展日常使用的程序的功能，可以自动执行重复的文档制作任务，简化繁冗的操作。Office提供了两种创建宏的方法：宏录制器和Visual Basic编辑器。 二、使用邮件合并，轻松制作和发送工资条 运用Office的宏功能，小丽轻轻松松地实现了制作工资条的任务，可是接下来的工作更让她烦恼，那就是将工资条打印出来并发放到每个部门。这可是更宏大的一项工作，并且公司要求工资条属于“必威体育官网网址”，可不能发错了。 “现在都无纸化办公了，工资条能不能也实现无纸化？比如用电子邮件方式发送，既方便快捷又能在一定程度上保障安全。”小丽心想。 使用Word 2007的邮件合并功能，制作工资条和通过电子邮件发送工资条的工作可以一条龙似的完成，还不用编写那看似复杂的宏程序。 你知道吗？ “邮件合并”就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表格、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名，它除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条