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科技档案管理 主讲：高峰 一、科技文件材料与科技档案的概述 　　（一）科技文件材料的概念及含义 定义：科技文件材料（即科学技术文件材料）是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。 含义： （1）科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，它真实的记录和反映了科技、生产活动的全过程。明确科技文件材料产生和形成的领域，有助于区分科技文件材料与一般文书材料的界限。 　（2）科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，它直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料。明确科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，有助于科技文件材料和科技资料两者区分。 　（3）科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之有关联的文件材料的总称，包括科技文字材料、科技图样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。 （二）科技档案概念及含义 定义： 科学技术档案（以下简称科技档案）是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 含义： 定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质 科技档案产生于生产、科研、基建及管理活动之中，它包括自然科学研究活动，水文、气象、天文地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建设施工活动，产品的卡发、研制和生产活动，以及农业的科技和生产活动等等。科技档案就是在这样一些活动领域里形成的，是这些活动的纪录和伴生物。 定义明确须初始记录 定义明确了科技档案室生产、科研、基建及管理活动的原始记录。科技档案是生产、科研、基建等活动 得院士记录，它是第一手材料，与活动的内容过程相对应，而不是事后另行编写和搜集的。 定义规定了归档文件需有价值 定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存起来的科技文件材料。科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件，在于它是否对归家和社会具有保存价值，有保存价值就应当转化为科技档案，反之则不然；科技档案是履行了归档手续，统一保管起来的科技文件材料。 （三）、科技档案与相关事物的联系与区别 1、科技档案与科技文件材料的联系与区别 联系： （1）、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来的，其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料，这是科技文件材料转化为科技档案的基础，这也表明并非所有科技文件材料都要作为科技档案加以保存。 （2）、科技文件材料转化为科技档案必须履行归档移交手续。 （3）、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所采用，这时科技档案就转化为科技文件材料，如产品恢复生产时将保管的档案复制下来，作为科技文件材料使用。 区别 （1）、从性质上看，科技文件材料是按照规程在科技、生产活动中形成的原始记录；科技档案是科技、生产活动的历史记录。 （2）、从功能上看，科技文件材料是指导现行科技生产活动的依据；科技档案是备查考的历史凭证。 （3）、从来源上看，科技文件材料是科技人员按照生产活动的需要有针对性编制而成的；科技档案是由科技文件材料的归档形成的，但又不局限于科技文件材料，还含有部分非科技文件材料。 （４）、从存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生产活动的单位管理；科技档案由归档的科技部门或有关人员整理组卷，移交给本单位档案机构实行集中统一管理 2、科技档案与文书档案的联系与区别 从联系而言，它们同属档案的范畴。两者的区别主要是形成领域与内容性质的不同。 区分两者的意义在于： （1）便于各自实现科学管理与有效利用。科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同，分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。 （2）有利于档案的流动。档案的流动一是指两种档案的进馆方向的不同，基层单位文书档案进综合档案馆，科技档案进科技专业档案馆；二是随企业产权的变动或重组，不可避免地会出现档案的流动。日常进行分类整理，可以避免档案流动时的再整理工作。 （四）、科技文件材料与科技档案的作用、特点 1、科技文件材料的作用、特点 科技文件材料的作用： （1）、科技文件材料是指导科技、生产、建设活动的重要依据。 （2）、科技文件材料是继承科技知识的重要手段。 （3）、科技文件材料是提高经济效益的重要工具。 科技文件材料的特点： （1）、专业技术性。 （2）、成套性。 （3）、更改性。 （4）、通用性。 （5）、现实性 2、科技档案的作用、特点 科技档案的作用 （1）、信息储备作用。 （2）、依据凭证作用。 （3）、经济效益作用。 （4）、情报作用。 科技档案的特点 （1）、专业性特点。