档 案 案 卷 级 整 理 基 本 知 识.docVIP

文书档案案卷级整理方法 邵东县档案局 吴金林 一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 三、档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 四、案卷级整理的具体内容： 1、档案案卷级整理就是以“案卷”为单位整理，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2、所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3、以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4、案卷级档案整理流程： 收集、归档判断、文件分类、文件排列、案卷排列和编案卷号、编制卷内文件目录、填写备考表、打印目录、装订案卷、填写档案卷皮封面、编制检索工具、档案排架。 5、机关单位2001年以前的文书档案，乡财政所、计生办、卫生院、派出所等二级机构所有文书档案按“卷”整理（各单位业务档案、科技档案也多用案卷级整理）。 五、分类方法：①保管期限---年度分类法（多数单位使用）。②保管期限——年度——问题分类法，③问题——年度——保管期限分类法。 六、档号编制 1、全宗号的编制。填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。计生办、财政所不用填。 2、目录号编制。文书档案永久代号1、长期2、短期3； 3、案卷号是目录内案卷的顺序编号，用三位阿拉伯数字标识。 七、档案整理的质量要求： 1、组合（卷）要求；（1）齐全完整。 （2）保持文件之间的历史联系 （3）保持文件之间的内容联系。（4）照顾文件的保存价值进行装盒。 2、外形要求。1、装具要求。2、填写案卷或档案盒封面要求。 文书档案案卷级整理操作流程 流程号 流程 名称 操作 步骤 操作技巧及注意事项 一 收 集 ●每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室(或办公室)。 1、收集范围：上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。 2、收集时间：每年的1—4月份。由档案室(或办公室)发通知,提要求。 3、收集方法： （1）全面收集。依据本单位收发文、用印、打印登记簿等。 （2）重点收集。要立足本单位，以本单位职能活动形成的文件材料作为重点，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；特别是重大活动事件材料的收集，防止不归，少归。 （3）注意帐外文件的收集： ①会议文件。包括会议记录、领导外出开会带回的会议文件，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录等。 ②上级机关批转、转发本机关的文件；新闻媒体报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等；代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 ③本机关的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责；本机关及内设部门工作计划、总结、调查材料、情况报告、领导班子及成员的述职报告等；与外单位签订的各种合同、协议；本单位编印的简报、出版物定稿、样本、机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等，向报社、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告等信息；本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作形成的文件材料；审计结论等；领导干部个人重大事项及收入申报的情况报告；联合发文副本；本单位财产、档案交接凭证等。 ④本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的文件材料。如干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定、考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表、各种介绍信、党员、干部、职工、离退休人员花名册等。本机关上报的各种基本数字统计表：如党员、团员、干部及离退休干部、公务员、机构编制、人事、党政人才资源、国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表、党内统计、工资、劳动情况、国有资产、财务决算报表、纪检监察案件统计报表。 ⑤政府部门在采购过程中形成的报告、标书、合同等。如用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果