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浅谈企业档案信息化管理探析【摘 要】 随着我国信息技术的迅速发展，数字化、网络化进程益进一步加快，企业档案管理的信息化建设受到越来越多人们的高度关注，早已成为现代企业管理水平的重要标志之一。本文笔者就现代企业档案信息化管理所存在的问题进行粗浅的探讨，并提出几点个人建议，以供参考。 【关键词】 企业档案；信息化管理；问题；建议 档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，企业档案信息化管理早已成为档案管理发展的历史趋势，成为现代企业管理水平的重要标志之一。以下笔者就我国企业档案信息化管理进行粗浅的概述，以供参考。 1 目前企业档案信息化管理所存在的问题 1.1企业在档案信息化管理创新时，缺乏有效的安全控制 传统档案管理其核心工作在于快速查询、收集、应用，并确保档案信息的安全。然而随着档案管理系统向深层应用发展时，特别是档案信息化管理的出现，致使传统的档案管理与新管理形式出现各方面的矛盾。而目前我国大多数企业档案信息化管理水平尚显薄弱，计算机系统、网络本身均存在一定的安全缺陷。以至于企业的档案数据信息极易受到网络病毒侵入或人为破坏，给网络犯罪分子留以可乘之机。 1.2档案信息化管理缺乏规范、系统的法律规章制度监督 由于档案自身的复杂性，分散性。因为，在档案管理中即便是拥有一定的档案管理规章制度、法律约束政策。但是在实际管理中，仍难以形成标准化、严谨化的管理模式。特别是档案信息化管理的出现，极大地改变了传统档案管理的形式与内容。目前适合企业档案信息化管理的立法保护仍相对缺乏，以至于信息化管理重在部分企业改革发展中受到排挤、兼并，无法发挥其应有的使用价值。 1.3大多数企业缺乏专业的档案信息化管理人才 就目前我国绝大多数企业档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案知识的专业性人才很少，其现有档案人员专业知识过于单一。而从年龄结构上看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题不仅是知识层次不高，更伴有观念老龄化等诸多问题。 2.推动企业档案信息化管理发展的个人建议 2.1 建立规范的档案信息化管理体系，促进档案信息化发展 规范和标准的基础工作，是档案信息化良好实施的前提。特别是由于我国档案业务历史基础差，案卷质量又偏低。以至于在当今档案信息化管理建设中，各类档案的著录细则相容性低，系统软件移植性差。而档案信息化的使用，也使越来越多的归档“文件资料”走向磁盘、光盘电子形式。因此，制定统一、标准的档案管理规范体系，落实档案信息化管理责任，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展，有利于=档案信息化的良好建设。 2.2 提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展 技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。因此，提高档案信息化技术水平，早已成为企业信息化发展的首要基础。首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；其次，有条件的企业应该根据实际工作需求，与软件工作合作，设计并开发出合适本公司使用的通用性档案信息管理软件，已达到企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，提高信息服务质量，服务效率；最后，企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。 2.3 建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全 档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。同时，在信息化管理中，对档案信息的利用应该采用员工身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，以此加强档案信息安全。 2.4 建立一支高素质的档案信息化专业队伍 作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求企业档案人员应该根据档案信息化发展的实际需求，不断地更新自身观念，学习新的网络知识，掌握信息管理新技能，树立为企业服务的工作意识，以此建立一支高素质、高文化的档案信息化管理队伍，满足企业档案信息化建设需求。 综上所述，通过本文笔者对企业档案信息化管理的概述，使我们更清楚地认识到档案信息化管理作为一项全面，而又严谨的重要管理工作，不仅需要企业领导给予足够的重视，更需要所有档案管理人员积极参与、配合。特别是当今，信息化发展早已成为世界发展的