一、安装电子公文线上签核系统-政治大学研发处-国立政治大学.docVIP

國立政治大學線上簽核電子公文系統介紹—承辦人作業 一、安裝電子公文線上簽核系統 （一）進入政大首頁，點選「教職員工」頁籤『電子公文線上簽核服務專區』 （二）點選『安裝元件下載』。 （三）點選『下載元件』。 （四）電子公文線上簽核系統安裝完成。(安裝問題，可逕洽67599計中服務專線)  二、公文五大區塊 三、創文(開啟公文製作畫面) (一) 確定範本(請依序選取)： 1. 層級：學校／單位層級（二擇一），此文陳核的最高決行者為校長或一級單位主管。 2. 文別：簽／函…。當選擇範本文別為「函」時，表示：這份公文批示完成後，將會發文（電子佈告欄-校內、電子交換-校外或紙本），故必須選擇「行文機關（即發文對象）」。 3. 速別：普通件(系統預設)、速件、最速件，決定公文的限辦日期。 4. 密等：普通(系統預設)。如為密件，密等為密(本校適用)、機密、極機密、絕對機密。 【學校層級】 【單位層級】 ＊簽辦單請透過「修改簽稿」開啟公文製做畫面。 (二) 繕打公文內容及調整項次。 （三）選取檔案 (四) 『取號上傳』即開始計算公文時效；如於繕打內容後，不想取號上傳，可選「另存新檔」將內容先暫存起來，日後選擇『創文』後以「開啟舊檔」方式，直接帶出內容。 ◆公文複製：『創文』後點選「公文複製」即可查詢到自己所有承辦過的公文（含已歸檔及未歸檔公文），連選二下，即可複製公文文字及檔號。但需注意欲複製公文的文別及層級。 ◆併前案取號：創文時，如有前案（已歸檔）可以併案時，請於內容繕打完畢後，點選「併前案取號」，如此一來，在此文結案時，系統自動會與前案置於同一個卷宗內，便於承辦人日後調案時，可以調出完整的案卷資料，而非凌散的個別資料。 ★公文系統的創文有效時間為300秒，如超過時，系統會將所鍵之公文資料會自動存在C:\infodoc\AutoSaveDraft下。，並依年_月_日_時_分_秒為預設之檔名。 (五)取號上傳後，關閉視窗，按一下『公文管理』，讓系統重新載入並更新資料後，再進入「待處理公文夾」進行核章、附件管理或送會等動作。 公文管理 四、行文機關 (一)群組種類：共用通訊錄（預設）、個人通訊錄、組織及手動輸入等四種。 (二)如何選擇合適之受文者？ 1、行文對象在校內： (1)「共用通訊錄」方式：為校內單位，例如：本校各單位、本校二級行政單位…時，請選「群組」(傳遞方式為「電子佈告欄」)，且勿展開。 (2)「組織」方式：為校內某些單位或同仁者，例如：社科院與商學院下的幾位老師時，請至「組織」中分別選取(傳遞方式為「電子佈告欄」)。 2、行文機關若為校外單位時，應選擇適當的發文方式（電子交換或紙本）： (1)「校外群組」或「搜尋」(電子交換)方式：如為政府機關通常可以透過教育部平台做電子交換，請用『搜尋』(「群組」旁)，鍵入關鍵字後，選取該機關完整名稱之選項(傳遞方式為「電子交換」)。 ★注意：發文附件電子檔案請壓縮在1000KB以內。如超過時，請於決行後，清稿時，將行文機關改以”手動輸入”並加入”個人通訊錄”後改以紙本發文，並請將原電子檔案印出後逕送本組俾便連同公文一同寄出。 (2) 「手動輸入」方式：若無法以上面3種方式選取之受文者(系統內未建之單位)時，例如：私人公司或廠商等，請用『手動輸入』方式鍵入受文者資訊，即：輸入「名稱」、「郵遞區號」及「地址」三個欄位後，並務必按『加入個人通訊錄』。 ■如何自增『個人通訊錄』群組 1、使用時機：如每次發文都是相同的受文者時，例如：校務會議或某專案會議之委員等，建議於『個人通訊錄』中自增”oo委員會”群組，便於每次發文時使用(好處：不用每次都進入「組織」中重新選取了)。 2、做法： （1）完成「手動輸入」並加入『個人通訊錄』。 ★從『組織』內選取→『新增至個人通訊錄』(傳遞方式為「電子交換」) ★從「手動輸入」輸入→『新增至個人通訊錄』(傳遞方式為「紙本」) （2）點選『個人通訊錄』，可以發現剛剛手動輸入的單位(或人員)都已經在「個人通訊錄」內了。 （3）滑鼠移至「群組名稱」→自行輸入該群組的名稱→選擇『預設發文方式』（校內單位選『電子佈告欄』，校外單位選『紙本』）→「新增群組」，至此，「群組名稱」設定完成。 (4)點選該群組→『新增群組成員』→勾選要加入的成員→『確定』，至此，群組設定完成。 ◆注意：「個人通訊錄」下的單位或人員，請勿刪除，否則會造成系統抓取不到相關的受文者資訊。 (三) 選擇正、副本受文者：以拖曳到左邊或方式新增受文者。以拖曳到右邊或方式移除受文者。 (四) 受文者的附件勾選： 1. 正本受文者預設含附件。 2..副本受文者預設不含附件。如需給附件時，需於「行文