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商业公文写作 “专业来自细节” 在我们与客户鸿雁往来的点点滴滴中，我们的形象…… 传真 会议纪要 申请、说明、报告 工作单 写作要点 主题鲜明 言简意赅 固定格式和必要元素 商业礼仪 情绪表达 找找感觉 情景： 我公司为飞翔公司推出新款汽车“追月”，需要其市场部提供一些产品资料，因工作时间紧，希望能在明日下午下班前提供（市场部联系人：刘经理） 请大家自拟一份传真件（注意格式和语气） 传真件写作 作用： 就某一件事或几件事的原因、状况或办法表明我方的观点、态度或征求对方的意见 好处： 正规 见证 资料存档 传真件写作—固定格式 公司名称（标志） 联系电话、传真（E-MAIL） 收件人、发件人 时间 地点 抄送 页数 传真件写作—常规内容 问候 开宗明义，明确主题 就具体问题进行阐述 请求对方的意见和态度 商业礼仪 落款及签名 时间 传真件写作—正文格式 空格 空行：当几件事情在一份传真中表达时，应在每一件事情阐述完毕后空行，有利于信息表达的清晰 商业礼仪的格式 传真件写作—注意要点 抄送时注意人员的排序 必要的签名：往往手写的签名会让客户感到亲切和重视 情绪的表达 传真件写作—情绪的表达 绝大部分的传真要求我们恰当地表达我方的情绪和态度，如重视、急切、不满、请求、胁迫…… 如何让客户在清晰了解你的意图和态度，并表示理解？ 传真件写作—情绪的表达 明确我们的目的 深入了解客户（脾气、态度、习惯等） 事先预测客户的反映 措辞的技巧 如：急切：如果……，对我们工作的支持，深表感谢 胁迫：影响……的顺利进行 会议纪要的写作 作用： 会议纪要是使会议更有效的重要措施 好处： 使双方对大家共同商定的结果有一个明确的书面认知 上传下达，信息共享 资料留档 会议纪要的写作—固定格式 公司名称（标志） 文体名称（会议纪要） 会议时间 会议地点 参加人员 会议记录 JINJUAN INTERNATIONAL AD.CO.，LTD. 金鹃国际广告有限公司 地址ADD：合肥濉溪路251号 电话TEL：5611111，5611122，5611133，5611155转 传真FAX：0551-5616161 会 议 纪 要 会议时间： 2000年3月13日上午8：30 会议地点： 三楼提案室 参加人员：客户部（熊周虎、曹路、方炜、李凯、印璐、黄晓丹）、创意部（王守明、 李刚、方芳）、市调公司（张少敏、朱涛、方焰）营销咨询部（司圣国、赵 大鹏）、媒介部（许鹏） ? 发文人： 黄晓丹 发文时间 ： 2000年3月14日 ? ? 会议纪要的写作—常规内容 会议主题 会议内容 结论 工作计划 声明 会议纪要的写作—注意要点 简明扼要地总结出双方的观点，远离“流水帐” 结论要清晰明确 客观公正（不含情感偏向） 声明的重要 “ 申请、说明或报告—常规内容 背景 事由 处理方式 后续工作 请求内容 申请、说明或报告—注意要点 在标题中进行主题的概括 如：“赠播申请” “关于口子代理费结算问题的说明” 抓住重点，不要做过多的表象叙述 不要带有感情色彩 工作单 目的： 使工作双方对工作内容有清晰明确的一致认同 内容： 工作目的 工作内容（创意、计划、投放、制作） 工作时间 费用 小试身手—传真件写作 情景： 飞翔公司内部发生问题，其一个产品名称被其代理商恶意抢注，由于刘经理是该工作的直接负责人，所以受到罚款的处罚，并可能会影响到他的职位。而人事的变动可能会影响我们的业务合作。 这时 我们想给飞翔公司的营销副总发一份传真 目的： 对此事表示关注和抱歉 表示我们对飞翔公司的信心和双方合作不应受到干扰 肯定刘经理的业绩，帮助他免受人事处罚 建议： 我们的工作成果 与经销商的沟通等 * * JINJUAN INTERNATIONAL AD.CO.，LTD. 金鹃国际广告有限公司 地址ADD：合肥濉溪路251号 电话TEL：5611111，5611122，5611133，5611155转 传真FAX：0551-5616161 收件公司TO COMPANY：