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2008年第7期 福 建 电 脑 159 关于高校物资采购数字化系统设计的初探 柯晓华 (广东外语外贸大学信息学院 广东广州 510420) 【摘 要】：经过对国内高校物资采购的调研，本文尝试从限额物资采购的方向入手，设计一个适合国内高校采购部门 使用的网络数据库系统代替传统手工方式的采购过程．进而达到缩短周期、优化流程、降低成本和实现效益最大化的目的。 【关键词】：高等教育，信息化，物资采购，Java，APACHE MINA 1、引言 未审批、已通过审批和已 高校办学规模不断拓展．设备采购需求量骤增．对此环节的 审批否决)．对已经提交的 规范化、数字化建设亟待加强。在《政府采购法》明确指出高校属 申购单进行查询．从而了 于法定的采购人范围．对于贵重设备和批量购置设备实行政府 解每一份申购单的处理进 招标．但对3O万元以下的限额物资采购则存在多种操作方法。 度和结果 纵观目前国内高校采用的限额物资采购方式．大多属于传统手 2．2资产管理处用户可以 工操作的分散采购方式．虽有便利性和及时性的优点．但是它不 管理公告、审批申请单、预 仅采购周期长、成本高．更由于缺乏制度约束和监督机制．导致 算审核和查询申请单 了采购的意性大、没有规模效应和容易滋生腐败。因而，进一步 用户登陆后可以通 规范限额物资采购管理．已成为高校急需研究解决的课题。 过”管理公告”的功能发布 数字化采购是指在Intemet上创建采购方和供应商的交流 采购通知和已审批申请单 平台．通过互联网来完成物资采购的全部过程。具体包括网上提 的结果：通过”审批申请单” 交采购需求、网上确认采购资金和方式．网上发布采购信息、接 的选项．资产管理处人员 受供应商网上投标报价、网上开标定标、网上公布采购结果以及 对每份申购表进行若干方 网上办理结算手续、签订电子合同、进行合同管理等。与传统模 面因素的考察．包括物品 式的采购相比．数字化采购的优势在于降低采购成本、提高采购 的综合使用价值、资金预 效率、获得采购自主权、优化采购管理、保证采购质量、提高决策 算、需用程度等等．为每份 水平等。表1罗列出调研结果的部分数据．充分证明了物资采购 申购表给以审批”通过”(大 系统的建设是十分可行和必要的 型项目类的申购单还需要 图2校内申请和审批事务流程图 模式 I 时间 l 地域 l 统计体系 l 妊理方面 校长办公会作最终审批)或者”不通过”的决定．并填写相应的否 传统手工 f l】．5无 l 受限制 l繁琐、有误差 I 不方便 决原因：利用”预算审核”选项可以调出提出申请的二级单位教 网上申报 { 半天 i 不受限制 j 及时 准确 j 过程透明 研设备费用和学校相关的设备经费，为审批提供重要参考依据。 表1采购模式的比较 通过”查询申购单”功能可以按照申购单的状态．对所有的申请 2、系统的设计 单进行查询．这一项功能的设置也是为了方便审批用户进行年 本系统以某省级高校的物资采购实际操作流程为实例进行 度采购统计和制定来年的采购计划。 设计．主要分对外采购与公告模块、校内申请及审批采购模块和 2．3校长办公会用户可以管理公告、审批(大额)申购单和查询申 后台管理模块三大部分．图1展示了系统的这三个模块和它们 购单。 的用户群 这是具备最高审批权限的用户组．用户登陆后通过”管理公 告”选项可以发布已审批的大型项目申请单的最终结果：通过” 审批申购单”可以调出系统提供的一些参考信息和资产管理用