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目的 2.开完会后，为什么要进行会议文件清退工作呢？ P33 示例分析 1、为了避免文件丢失 2、为了必威体育官网网址会议内容 * 3.会议文件清退的方法 （1）型内部会议 ⑴由会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会者将文件放在桌上，有秘书人员统一收集。 ⑵由秘书人员在会议室门口收集。 ⑶由秘书人员单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。 * 3.会议文件清退的方法 （2）大中型会议文件的收集方法 ⑴提前发出文件清退目录，先由与会者个人清理，再统一交给大会秘书处。 ⑵对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退。 * 4.会议文件资料清退的程序 (1)向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出清退文件资料建议。 (2)待会议主席团或会议主持人批准后，下发收退文件资料目录，并做必要的解释工作。 (3)会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。 * 4.会议文件清退的基本程序 确定清退文件资料的范围 列示清退目录 按期收集 整理、捆扎清退的文件资料 填写“文件清退登记表” 核点文件资料 查找短缺、丢失的文件资料 如实向领导报告 * 确定清退文件资料的范围 P35页 文件的机密程度：公开、国内、内部、秘密、机密、绝密6个级别。 清退对象：秘密、机密、绝密文件简报资料。 * 列示清退目录 XX会议清退文件目录 日期 文件名称 份数 与会者 机密等级 负责秘书 x月x日 xxxx机密文件 xx份 xxx X密 xxx * 文件清退登记单（表） * 5.会议文件清退的注意事项 在清退会议文件资料时，秘书需要注意： (1)统一印制清退文件资料的目录。 (2)分清清退文件资料和不清退文件资料的范围。 (3)避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。 (4)清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交接双方清点无误并签字后留存。 (5)文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的进行登记，经分管领导批准后，由两人以上送到指定地点销毁。 * 技能训练 请讨论分析怎样进行小型内部会议文件资料的清退？ * 示例分析 会议结束5天后，会议秘书处问秘书初萌，询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还。 初萌放下电话，翻查了所有的文件，却无论如何找不到这份文件档案。再打开自己的文件清退登记簿，也是只有借阅记录而没有归还记录。初萌回忆了一下当时的情景，那几天自己事情较多，印象里是将所有的该归还的文件都交回了，这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了。 * 点评：为避免发生类似文件丢失的情况，秘书对于清退的会议文件资料一定要在会议结束时及时清退。召开会议时所需的文件资料需要收回的，首先要确定收集的范围，注意清退的程序和方法。需要统一制发清退文件资料的目录，规定清退时限，必要时对有关人员作一些解释，避免只要求部分与会人员退回文件资料而引发不愉快。在市场竞争激烈的情况下，更要时刻注意文件资料的清退工作。秘书要有必威体育官网网址意识，在各个环节上毫不松懈。 * 三、整理会场、会议室的注意事项 * 案例： 秘书小迟清理会场 2005年12月1 8日，上海三峰公司与中国台湾益明公司在华尔关大酒店会议厅举行合作签约仪式。 会议厅主席台的背景墙上布置着“上海三峰公司与中国台湾益明公司合作签约仪式’’的会标，主席台上有话筒、手提电脑、公司双方领导层人员名字席卡、鲜花等。台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名字席卡和介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志。 签约仪式结束后，会议主办方上海三峰公司。总经理秘书小迟与酒店服务人员一起整理会场。小迟先将手提电脑装进电脑包，随后再将席卡及会议资料收集归类，分别装进纸箱及资料袋，准备带回公司。服务人员则协助将会标、话筒、鲜花、通知牌、方向标志等撤走。话筒与鲜花归还至酒店会议用物品存放间保存，而会标、通知牌、方向标志等则予以销毁。 会场整理完毕后，酒店服务人员切断了电源，关闭了会议厅。接着秘书小迟与酒店结清了租借会议厅的开支费用，带着电脑、席卡、资料等开车返回了公司。 回公司后，小迟将会议记录整理打印交总经理过目后复制，分发至双方公司领导层人员，自己作了分发记录的备份。 问题： 1．会场的善后工作主要有哪些? 2．会场应该如何清理？ 3．会议用物品哪些需要保存?哪些应该销毁? 技能训练 试为某次会议列出一份清理会场的清单。 二、完成会议签到和引导工作 对会议引导人员的要求 见教材P29 * 参考案例 茶水添加工作中的学问 天地公司在冬季召开一个大型会议，秘书小李负责茶水添加。 也许是第一次参