11 办公室事务 小课 有作业.pptVIP

秘书办事的工作 管理系 王丽 秘书“办事”的工作（一） 1 办公环境管理 2 电话管理 3 接待工作 4 值班工作 5 邮件处理 6 印信 要点回顾 有约接待程序： 无约接待程序： 案例讨论 一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。 接待工作注意事项 1、树立公司形象 热情大方 随机应变：有约/无约；第一次来/常来。。。 2、应付各种突然出现的场面 不速之客 上司临时有事离开 客人较多时。。。。。。 接待工作注意事项 3、招待客人时 奉茶 4、客人离去时 5、馈赠礼仪 6、风俗习惯问题 秘书的日常事务工作练习 管理系 王 丽 一、秘书职业着装练习 1、初萌：“新的一天开始了，我要更加努力工作啊！”初萌应该到哪里补妆才适宜呢？（ ） A、会议室?? ????? B、休息室????? C、初萌办公室?? ??? D、洗手间 2、初萌：“明天周一，该上班了，我该搭配些什么衣服呢？” 初萌应选择以下哪些搭配？（ ） A、白衬衣、红格子套裙??? B、白衬衣、灰色套裙 C、高筒皮靴????????????????????? D、黑色高跟皮鞋 E、短丝袜????????????????????????? F、长筒丝袜 3、初萌：“今天的商务会议结束后要举行一个宴会，我该选择什么衣服呢？” 初萌应该选择哪件衣服？（ ） A、低胸红色鱼尾裙????????B、高开叉旗袍 C、小V领白色连衣裙??????D、职业套装 4、新来的男秘书小吴，第一天上班穿着一身黑色的条纹西装，很精神，但细节上有一些问题，请为他指出有问题的地方。请将有问题的着装部分选出来。（ ） A、领带是条纹的?????????????? B、皮包是棕色的 C、黑色系带皮鞋?????????????? D、白色棉袜?????????? E、手机挂在裤腰上 5、初萌新买了一条波西米亚风格的手链，特别喜爱，忍不住上班时也带上。初萌这样做是否正确？ （ ） A、正确????????????? B、错误 6、秘书礼仪的核心与实质是（ ）。 A．平等 B．尊敬 C．真诚 D．灵活 二、办公室环境练习 1、办公环境的硬环境包括：（ ） A、绿化环境?????B、空气环境 C、光线环境?????D、声音环境?????? E、装饰环境 2、初萌：“买了一幅山水画，该把它挂在接待室的哪个位置呢？”（ ） A、门口的墙壁??????B、沙发后面的墙壁????????? C、窗户旁边 3、总经理：“初萌，明天有一个重要客户来访，你准备一下吧！”初萌布置接待室的时候准备了一些绿色植物摆放在门口和窗户边，又在茶几上摆放了一束清新的马蹄莲，并打开窗户通风，还察看了接待室的空调是否能正常工作……初萌这样做是否正确？（ ） A、正确???????????????? B、错误 4、初萌：“客人刚走，该清理接待室了。”初萌：“有哪些地方需要清理呢？” A、摆放着一些文件资料的茶几? B、没有烟蒂的烟灰缸 C、地板上落有一些小纸屑??? D、用过的纸杯 5、初萌：“恩，这些小纸贴真漂亮，贴在电脑上看着都舒服。”初萌这样做是否正确？ ? A、正确??? ????????????B、错误 三、接听、拨打电话练习 1、初萌：“我每天都要接打大量的电话，为了使通话简洁高效，一般通话应该控制在多久呢？” A、1分钟内???????????? B、3分钟内 ?? C、4分钟内???????????? D、5分钟内 2、秘书办公桌上的电话应该摆放在办公桌上的哪个位置呢？（ ） ?? A、办公桌左上角?????????? B、办公桌正上方 ?? C、办公桌左边?????? ?????? D、办公桌右边 3、初萌正在接听一个电话，这时另外一部电话也响起，她应该怎么做？（ ） ?? A、迅速挂断第一个电话，去接第二个电话； ?? B、用手捂住话筒，喊外面办公室的同事过来帮忙接； ?? C、一手捂住话筒，一手接另一个电话； ?? D、请正在交谈的一方稍等，告诉他有电话打进来，需要马上处理，然后去接第二个电话。 4、电话铃响，初萌接起电话：“您好，××公司。”?? “请问沈总经理在吗？”初萌：“对不起，他现在正在开一个市场营销会议。您有什么需要转达的吗？”初萌这样做是否正确？ ?? A、正确???????????? B、错误 5．秘书在接打电话