营销类活动物资管理规定.pdfVIP

云南奥宸房地产开发有限公司 营销类活动物资的管理规定 为加强营销类活动物资的管理，提高物资管理效率，明晰管理 职责及流程，针对公司营销类活动物资采购、入库、出库，分发等 的管理，特制定本规定。 本规定所指营销类活动物资是指公司对外进行营销宣传活动所 需礼品、有价证券等物料。 第一条 物料的采购 1、营销客服部根据活动需要拟订活动方案，方案中需明确所需 购买的物料种类（如礼品、有价证券、活动消耗品等物料）、规格、 数量、预计单价、预计金额以及物料用途（礼品请注明发放标准） 等信息。 2、营销客服部将已审批通过的活动方案提前 10天提供给综合办 及财务部各一份。 3、综合办依据营销客服部提供的活动方案内相关物料信息，提 出物料申购报告及资金支付申请，并据审批意见采购物资或调配准 备。 第二条 物料入库 1、资产管理专员须认真验查入库物资，依据物资申购要求查验 物资的规格、数量，如发现与申购要求不符的，拒绝收货进库。 2、资产管理专员对验收合格物资办理入库手续，填写《入库单》， 入库单一式三份，并由相关人员签字确认后，仓库保留一份，财务 2 保留一份，入库人员保留一份。 3、资产管理专员对入库物资应每月自行盘点一次，对滞留仓库 时间较长的物资，破损、损坏或超质保期的物资应及时向部门领导 反映，并提出处理建议，同时跟踪、落实处理结果。 第三条 物料领用 1、活动前一日，综合办依据活动计划方案，汇同财务部将所需 物资清点后运至活动现场的指定存放地点。 2、有价证券 1）综合办依据审批后的支付资金到财务部借出款项。 2）财务部和综合办共同依据活动方案对有价证券进行分装，分 装完毕后交财务部保管。 3）活动当日，营销客服部或项目报建部负责确认派发有价证券 的客人，并将客人领至财务部、综合办共同设立的派发点领取有价 证券。 4）活动当日，财务部依据已报批过的活动方案，严格按发放标 准开具出库单给客户，客户持财务部开具的出库单到综合办在现场 设立的礼品领取处，综合办查验并收回客户持有的出库单后派发礼 品。 第四条 物资清查 一、集中性活动 1、每次活动结束当日，综合办、财务部共同对物资发放情况进 行汇总，依据单据经核对无误后由综合办、财务部、营销客服部三 3 方签字确认。 2、综合办依据三方签字确认的单据填制正式的出库单，并办理 出库手续。剩余物资返回公司仓库，由综合办负责继续保管。 3、有价证券在当天派发结束后，由财务部、综合办、营销客服 部或项目报建部共同核对，无误后三方签字确认，剩余有价证券由 财务部和综合办一起清点后交财务部保管。 二、长期性活动 1、综合办负责将物资运到活动现场，并与财务部及营销客服部 共同核对物资数量，核对无误后，由综合办，财务部，营销客服部 各派人员参加物资发放工作。 2、每日所有活动结束后由综合办、财务部、营销客服部对发放 物资进行清查，并在清查记录上共同签字确认，保证发放物资与库 存物资相符。 3、综合办依据三方签字认可的单据填制每天正式的出库单，并 办理出库手续。 4、整个期间的活动结束后，综合办负责将剩余物资运回公司仓 库，继续保管。 5、有价证券在当天派发结束后，由财务部、综合办、营销客服 部或项目报建部共同核对，无误后三方签字确认，剩余有价证券由 财务部和综合办一起清点后交财务部保管。 第五条 处罚 活动期间发现发放物资多发或错发等情况，除财务部、综合办、 4 营销客服部发放人须对多发或错发物资进行一对一赔偿外，公司将 给予综合办、财务部、营销客服部物资发放人 2000元/人.次的罚款。 具体流程如下： 营销客服部提供每次活动的具体方案给综合办和财务部，方案中需 明确所需购买的物资种类（特殊物品、有价证券等各种物品）、规格， 以及物资的发放标准。 综合办根据营销部提供的已报批