奥臻前台接待工作规范细则.docVIP

前台接待工作规范细则 工作具体要求如下： 一、来访人员接待 为公司来客设立登记本，所有来公司人员均须登记，（公司上级领导或老板的熟朋友可免登记）。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由。 1、外来人员来访 1.1前台接待必须礼貌起身微笑问道：“您好，欢迎您来到奥臻地产公司，请问您找哪位？您有预约吗？” 1.2如来访人员没有预约，电话确认被访人是否同意接待。 1.3如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话询问，告诉相关同事或领导，xx公司xx领导来访xx事宜，不知道是不是方便接待。在不方便接待的情况下，处于对来访者的礼貌和方便，应委婉的拒绝并及时送客。“对不起！您所找的人员现在不在位上，需要转达您的讯息吗？等他回来后我会及时地通知他。”并仔细做好留言信息。 1.4如被访人同意接待，应做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。 1.5如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范礼仪引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，不能将客人冷落在一边不管。 1.6来客提出个人要求时，应认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的事物，则请客人稍等，请示上级主管出面解决。 1.7客人离开时，起身微笑致意，“欢迎下次再来”，送客人到门口或电梯口。送客完毕后，返回办公室清扫会客场所卫生。 2、重要客人来访 2.1前台接待必须礼貌起身微笑问道：“x总，“您好”或“早上好、下午好”。 2.2如公司领导不在公司的情况下，应及时回应客人 “对不起！xx总，我公司领导外出办事尚未回来”或“暂时不在公司”，“您需要转达您的讯息吗？”在确定需要转达，电话联系公司领导“x总你好，xx公司xx领导来访xx事宜”根据领导指示做好相关安排接待事宜。 2.3如公司领导不便的情况下，用规范礼仪引领客人入座等候。首次会面，先询问客人是需要喝茶或咖啡，根据客人要求对应服务（多次会面的，应牢记每位客人的口味，便于日后更好的服务）。随后电话请示“x总你好，xx领导来访，您现在方便接见吗？”。 2.4如公司领导安排接见，用规范礼仪引领客人带入目的地，随后将茶水一同送进，关好房门轻缓走出。 2.5客人离开时，起身微笑致意，“欢迎下次再来”，送客人到门口或电梯口。送客完毕后，返回办公室清扫会客场所卫生。 二、电话接听处理 电话机旁时刻备好纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。 1、外线来电接听 1.1电话振铃三声之内必须及时接听。接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好！奥臻地产公司，请问您是哪里？您找那位？”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。 1.2如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了” 接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。 1.3如所找其人确认不在办公室内，应及时回应：“您好，xx现在不在位上，请问可否联系其他工作人员。” 1.4如对方不同意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？ 可否留下您的联系方式，我会及时帮您通知。”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。（公司工作人员的联系方式不得随意透露）。如对方同意留下联系方式，应好记录并及时通知相关工作人员。 1.5如对方同意联系其他工作人员，转接相应电话。 2、内线来电接听 2.1电话振铃三声之内必须及时接听。 2.2接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好，前台，请问有什么事情需要帮忙吗？” 2.3根据领导或同事来电需求，及时做出相对服务或帮助。 3、其他电话接听注意事项 3.1如果来电者拨错了号码，你必须说“对不起，您是不是打错了呢？这里是xxx公司”。在无其他事由后挂断电话。 3.2当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 3.3如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让我接听另外一个电话吗？” 日常办公职责 1、外联衔接工作 1.1日常卫生 1.2物业公司对接 1.2.1根据公司每月/季度用电、用水量的统计，负责公司水电购买事宜。 1.2.2定期查看电表、水表剩余度数、吨数，及时购买充值，避免造成工作期间停电、停水现象。 1.3报纸、周刊、邮件的收发 1.3.1收件。每天早上在门厅前台询问是否有公司相关邮件、信函、报纸、杂志，领取之后，根绝物品种类送达所需部门及个人签收。并做好相