浅析办公自动化文书立卷的改革及方法.PDFVIP

中国月期刊咨询网 浅析办公自动化文书立卷的改革及方法 内容提要:科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，致使立卷非改革不可。改 革方法是基于电子文件和纸质文件将长期并存的现实情况，以纸质文件管理来适应计算机电子文件的管理，简化手工 劳动，提高工作效率，便于档案保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用。 关键词:办公自动化;文书立卷;改革方法 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原 则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件 形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的 各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字 材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员 、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁 盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“ 办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济 时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案 管理带来了巨大的变化。 办公自动化的结果，需要归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。目前在我国，办公自动化尚未完全社会 化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。尽管它们所记载的信息完全相同，根据需要还可以互为 转换，但是由于载体不同，差异很大，存贮和获取信息的方式带有根本性的区别，因而在文件材料的归档上相互制约 ，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。从80年代末90年代初开始，一些计 算机比较普及、工作效率高、节奏快的办公部门，率先对文件归档工作实行了改革。有的把电子文件与纸质文件对应 归档，用计算机模拟人工立卷；有的简化人工立卷方法，采用单一的立薄卷的形式；有的干脆取消立卷，将文件散装 在一个个卷盒中。在这几年的实践基础上，国家档案局下发了文书档案整理规则讨论稿，为文书立卷的改革提供了原 则和基本思路。 办公自动化后，文件材料归档发生了一系列的变化，致使立卷非改革不可。 一、 归档载体的变化。 归档载体由原来单一的改变为目前同一归档文件既有纸质的又有电子的。由于电子文件的法律效力还没有彻底解决， 因此，纸质文件仍然需要归档。在提供利用上电子文件要快速方便得多，且除非特殊需求，一般不需要再查看原件。 因此，纸质文件的立卷归档被淡化，甚至显得多余而繁琐。 二、 归档含义发生变化。 由于电子文件归档存在着实物上的归档和概念上的归档，这样一来，归档的标志究竟是什么呢？办公自动化带来的真 正意义上的文档一体化，使归档的含义需要重新解释。 三、 归档工作发生变化。 由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化。集中表现在一改几十年来传统的立卷方式，文件不 立卷、不装订，取消案卷直接以文件为保管单位集中保存在各个档案盒中。 文件与档案是既有联系又有区别的。从根本上讲，文件是随着工作活动自然产生的，而档案则是有意识、有目的、有 选择地将办理完毕的文件集中保存起来，以备将来查考利用的。有什么样的文件，就应该有什么样的档案，这是文件 与档案对立统一的根本所在。从形式看，文件经过立卷这个环节，由单份文件组合成一个案卷，这是档案形成的一个 非常明显的标志，也是为了保持文件之间的历史联系，便于今后查考与利用的一种需要。因此，几十年来，按文件的 若干特征组卷，是文件归档所不可缺少的。随着办公自动化的发展，尤其网络技术的发展，人们保存、获取信息已经 离不开电子计算机，利用档案除了非原件不可外，一般不再强调它的形式，因而使文件与档案在形式上的区别已经逐 步消失，我们已不能简单地说立卷之前是文件，立卷之后是档案，或文件不经过立卷就不是档案，档案非案卷这种形 式不可。因此，文件的归档，从文件跨越到档案这一步，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界线，文件的立卷与 不立卷已显得不很重要了，只要文件的实体还在，被有意识地保存在某一个地方并通过计算机能迅速调阅，文件的立 卷就显得多余而繁琐了。 计算机贮存了文件的全部内容，能够从