利用邮件合并打印工资条.docVIP

利用邮件合并打印工资条 近来，电脑报上介绍过几次处理工资表、打印工资条的方法，其中有用EXCEL97做的，有用CCED做的等等。我不是做劳资工作的，但看了这些有关文章后，利用WORD2000的“邮件合并”功能实现了工资条的打印。看到这，如果你原来还没用过“邮件合并”，那么，就打开计算机，跟我一起做吧。　　 第一步：准备一个数据库。这个数据库可以是DBF文件，也可以是MDB文件等等，我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库，文件名为“工资表200106.xls”，(建议朋友们也用EXCEL来做，以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式)。如图所示(在这里，只为说明问题，本表可能与实际不太相符)。　　 第二步：邮件合并。数据库做好后，我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000，创建一个文档，如图所示：　　 在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击，出现邮件合并帮助器，　　 单击“创建”，出现以下菜单。　　 单击“套用信函”，出现以下提示框。 　　 我们选择活动窗口。 　　 此时邮件合并帮助器上的数据源项已经点亮，此项为可用。单击获取数据，出现下拉菜单，单击“打开数据源”。近来，电脑报上介绍过几次处理工资表、打印工资条的方法，其中有用EXCEL97做的，有用CCED做的等等。我不是做劳资工作的，但看了这些有关文章后，利用WORD2000的“邮件合并”功能实现了工资条的打印。看到这，如果你原来还没用过“邮件合并”，那么，就打开计算机，跟我一起做吧。　　 第一步：准备一个数据库。这个数据库可以是DBF文件，也可以是MDB文件等等，我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库，文件名为“工资表200106.xls”，(建议朋友们也用EXCEL来做，以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式)。如图所示(在这里，只为说明问题，本表可能与实际不太相符)。　　 第二步：邮件合并。数据库做好后，我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000，创建一个文档，如图所示：　　 在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击， 　　 出现数据源文件选择框，此时在文件类型处点击下拉箭头，选择MS Excel 工作簿 (*.xls)，找到开始我们做的数据库文件：工资表200106.xls，双击或选择该文件后点击“打开”。　　 出现窗口　　 单击“确定”，出现窗口　　 单击“编辑主文档”。此时，我们可看到，在WORD工具栏上多了一行工具条，即：邮件合并工具条。将光标放在表格中“编号”下方的单元格中，单击邮件合并工具条上的“插入合并域”，出现以下选项，(这些选项来源于“工资表200106.xls第一行的标题)，选“编号”。 我们可以看到：在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”：《编号》。编号 姓名 职务 津贴 生活补助 应发工资 水电 党费 会费 小计 实发工资 编号 　　 用同样方法，在姓名、职务、津贴……单元格下方分别插入相应合并域，如下图所示。编号 姓名 职务 津贴 生活补助 应发工资 水电 党费 会费 小计 实发工资 编号 姓名 职务 津贴 生活补助 应发工资 水电 党费 会费 小计 实发工资 　　 此时，主控文档编辑已基本完成。请注意：在本表格的下方应该留下两个空行，即有两个回车符，否则邮件合并后每个人的工资条是连在一起的。 看一下我们所输入的数据情况，点击邮件合并工具条上的“查看合并数据”，可以看到，主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项。编号 姓名 职务 津贴 生活补助 应发工资 水电 党费 会费 小计 实发工资 1 张伟 345 12 33 390 15 17 5 37 353 点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”，以筛选我们需要的数据。这里，我们直接选择“合并”。OFFICE为我们新建了一个“套用信函”文档。　　 第三步：版式重排。请注意，此时合并后的数据不是连续的，每一页只有一条记录，而我们需要的是连续的记录，没关系，在文件菜单下找到“页面设置”并单击，出现页面设置窗口，点击“版式”。点击“节的起始位置”下方的下拉箭头选择“接续本页”，在“应用于”选项中选择“整篇文档”，最后按确定。 　　 至此，一个完整的工资条已经呈现在我们的面前了，还等什么，快打印吧。　　 说明：如果对工资条的格式还有什么不满意的地方，只要改动一下主控文档的格式，重新进行一次“邮件合并”，问题就解决了。对于不同月份的工资条，只要在打开数据源时打开相应