行政院暨所属机关功能业务及组织调整档案移交作业计画.docVIP

第七節 檔案移交 壹、實施對象（依據行政院功能業務與組織調整暫行條例第條各部會 四、機關代碼有新增、刪除或修正者，應辦理機關檔案管理資訊網機關代碼及彙送帳號異動申請作業。 五、機關檔案管理資訊系統移交或轉置作業，依資訊分組規劃作業事項及期程辦理。 六、檔案移交作業期間，除應依規定辦理檔案移交作業，其他檔案管理作業事項仍依檔案法令辦理。 七、機關業務移撥地方機關或接管地方機關業務者，其檔案移交作業事項依本節相關規定辦理，期程得視機關組織個案調整作業進度規劃。 肆、權責事項 行政院各新機關籌備小組皆已成立檔案移交工作分組，茲就該分組，以及涉檔案移交、接管之機關權責事項敘明如下： 一、檔案移交工作分組應辦理下列事項： （一），轉出移交檔案電子目錄，交予檔案接管機關檔案移交機關目錄目目，、 （1）檔案接管機關至遲於組織法規施行日後6個月內重新辦理檔案目錄彙送作業。 （2）為接管檔案目錄彙送作業，接管機關取得機關代碼後，代碼下之所有目錄彙送資料應載明刪除目錄之原因及機關代碼，俾憑刪除存在於NEAR）之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。移交96年以前採案件層級辦理檔案目錄彙送者，逕以案件層級辦理。目檔案移交機關之編目建檔者，應於檔案管理資訊系統中註記移交日期及接管機關等相關訊息後，轉出移交檔案電子目錄，交予檔案接管機關檔案目錄已彙送至檔案管理局者，應將完成移交註記之檔案，依規定格式轉出檔案目錄電子檔，彙送至檔案管理局進行目錄更新檔案接管機關將接管之檔案電子目錄轉入其檔案管理系統，辦理檔案目錄彙送作業接管檔案目錄彙送作業，案接管機關於取得機關代碼後，代碼下之所有目錄彙送資料。6個月內完成其他移交機關之接管檔案目錄彙送作業，並函知檔案管理局刪除已彙送公布之其他移交機關檔案目錄資料；該函應載明刪除目錄之原因及機關代碼，俾憑刪除存在於NEAR之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。移交96年以前採案件層級辦理檔案目錄彙送者，逕以案件層級辦理。檔案管理局，將原機關檔案目錄彙送資料，目轉出移交檔案電子目錄檔案機關之編目建檔者，應於檔案管理資訊系統中註記移交日期及接管機關等相關訊息後，轉出移交檔案電子目錄，交予檔案接管機關檔案目錄已彙送至檔案管理局者，應將完成移交註記之檔案，依規定格式轉出檔案目錄電子檔，彙送至檔案管理局進行目錄更新檔案接機關將接管之檔案電子目錄轉入其檔案管理系統，辦理檔案目錄彙送作業為檔案目錄彙送作業，應載明刪除目錄之原因及機關代碼，俾憑刪除存在於NEAR之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。移交96年以前採案件層級辦理檔案目錄彙送者，逕以案件層級辦理。、 除上述四種情形外，配合行政院人事行政局重新核發新機關代碼，而無涉檔案移交者，於組織法規施行日2個月以前函知檔案管理局辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業，將原機關檔案目錄彙送資料，。 期程 辦理機關 作業事項 完成期限 檔案整備期 檔案移交機關 完成檔案稽催、清查、檢出並統計移交範圍檔案及數量；業務單位管有公務紀錄並應列入清查範圍。 檢討辦理機密等級變更或解密事宜。 辦理受損檔案修復或除蟲滅菌處理。 辦理非紙質類檔案查檢及蒐整資料等事宜。 組織法規施行日6個月以前 檔案移交機關 檔案接管機關 執行經檔案管理局核准之檔案銷毀或移轉作業，並紀錄檔案銷毀或移轉執行情形。 檢討或修正檔案保存年限區分表等機關檔案管理作業規定。 檔案接管機關 規劃檔案典藏處所及檔案點交後整理方式等作業。 檔案移交期 檔案移交機關 編製檔案移交目錄。 轉出移交檔案電子目錄。 辦理完成移交註記後之電子目錄彙送。 作成檔案移交交接紀錄。 檔案移交接管情形函報上級機關備查。 組織法規施行日 檔案接管機關 接管之檔案電子目錄及數位內容轉入系統。 完成接管檔案管理作業。 檔案接管機關 完成接管檔案之目錄彙送作業。 組織法規施行日後6個月內 檔案移交機關 檔案接管機關 重新訂定或修正檔案保存年限區分表： 完成經機關權責長官核定之檔案保存年限區分表。 依規定程序報送檔案管理局審核。 組織法規施行日1個月以前 依檔案管理局排定期程報送 檔案移交機關 檔案接管機關 重新訂定或修正檔案管理作業規定者，報送檔案管理局備查。 由機關於完成重新訂定或修正後報送 註：本表所列整體作業時程，得視機關組織個案調整作業進度，進行必要調整。 柒、檔案管理局辦理事項 一、辦理檔案移交作業說明會，說明檔案整理、點交、目錄彙送及保存年限區分表重新訂定或修正等作業，並優先審復機關已報送之檔案銷毀目錄。 二、建置管考系統，另於網站設置檔案移交專區，提供必威体育精装版消息、作業規定、QA、業務諮詢服務窗口等資訊。 三、辦理機關檔案整理、點交、目錄彙送等作業諮詢及輔導作業。 四、輔導機