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环境管理体系认证－第七讲 主讲教师：谢武明 4.4.4 文件 文件类型 程序=实施某一活动的具体方法。 程序可采取文件的形式，也可以不形成文件。 记录=说明完成的目标或提供实施证明的文件。 文件的介质可以是纸、磁带、磁盘或光盘、照片、图片的任何一种或是上述介质的结合。 文件的示例有：程序、记录、检查单、图表、报告、指南、手册、表单等。 编写环境管理体系文件的一般要求 1、明确文件编写的先后顺序 2、编写任务的分工要结合环境管理职能分配 3、手册应组织统一编写 编写环境管理体系文件的一般要求 4、环境管理体系文件编制的原则： ⑴系统性、完整性和逻辑性；⑵法规性和权威性； ⑶规范性和见证性；⑷一体化思想和构想； ⑸适宜性、符合性和可操作性。 5、贯彻“一体化”思想 编写环境管理体系文件的一般要求 6、EMS文件应全面覆盖ISO14001的所有要素，并满足其要求 ⑴只有文件要求，没要求建立程序的（6个）： 环境方针，环境指标，环境管理方案， 组织结构和职责，文件，管理评审。 ⑵要求必须建立并保持程序的（11个）： 环境因素，法律法规及其他要求，能力、培训和意识，信息交流，文件控制，运行控制，应急准备与响应，监测和测量，不符合、纠正措施和预防措施，记录控制，内部审核。 环境管理手册的格式与内容 1、标题、范围或应用领域 2、目录 3、前言-介绍本组织、本手册的概况 4、管理本手册的项目 ⑴有效版本编号、发布日期或有效期、批准人（发布令） ⑵有关程序文件和其他文件的说明及查询途径 ⑶关于手册的评审、修改、批准、发布等控制规定（修改页） 环境管理手册的格式与内容 5、环境方针 6、组织结构 7、环境管理体系要求 ⑴目的，⑵适用范围， ⑶职责，⑷工作流程， ⑸引用文件，⑹附件 制定程序文件与作业指导书 识别处于优先地位的“关键”活动与过程，如:需要控制的活动或过程； 确保制定文件的必要性； 利用已有的文件或根据已有的文件制定； 使用文件模板以保证文件的一致性； 明确程序、作业指导书与其他文件的区别； 制定文件编制的详细计划； 实施计划并跟踪实施结果。 应注意：大部分现有的操作方式和文件都基本能够保持现状！ 示例：(某汽车公司环境管理体系程序清单） 如何编写程序 程序（文件化程序）的作用 1、是环境管理手册的支持性文件 2、是组织内部科学的管理制度 3、是组织对员工培训、考核和检查相关业务工作的依据 编写程序的一般要求 1、程序包括环境管理体系要素一个逻辑上的独立内容 2、程序内容设计（满足规范要求，符合企业实际） 3、阐明与环境影响有关的岗位和人员的职责权限和相互关系，说明活动方式、采用文件和控制方法 编写程序的一般要求 4、程序应体现“活动的途径”（what,where,when,who,why,how) 5、程序应简练、明确、易懂、能准确判断 6、程序一般不涉及技术性细节 编写程序的步骤和方法 1、现行文件的分类和阶层划分 2、拣出不完备文件 3、文件的修改和编成 4、同部门制定的文件通盘考虑 文件化程序的格式和内容 1、文件编号和标题 2、目的和适用范围 3、术语定义 4、职责权限 5、管理（工作）流程 业务流程图、物流图、信息传递图 6、报告和记录表式 7、相关文件 制定程序与文件的活动示例 应急准备与响应程序（示例） 1、目的 2、适用范围 3、职责权限 4、工作程序 ⑴潜在事故和紧急事态的识别和认定； ⑵制定预防和处置计划； ⑶训练和教育； ⑷设备配置和标识； ⑸事故发生时的指挥和联络； ⑹事故总结 应急准备与响应程序（示例） 5、相关文件 6、附件 附件1：潜在事故与紧急事态记录表 附件2：应急抢救组织结构图 附件3：潜在事故点（油库）应急设施、器材定置图 第二章 GB/Ｔ24001－2004 标准要点 4.4.5 文件控制 应对本标准和环境管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.5.4的要求进行控制。 组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以规定: a)在文件发布前进行审批，确保其充分性和适宜性; b)必要时对文件进行评审和更新，并重新审批; c)确保对文件的更改和现行修订状态做出标识; d)确保在使用处能得到适用文件的有关版本; e)确保文件字迹清楚，易于识别; f)确保对策划和运行环境管理体系所需的外来文件做出标识，并对其发放予以控制; g)防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留，要做出适当的标识。 4.4.5 文件控制 理解要点： 建立并保持对本标准要求的所有文件实施有效控制的程序； 程序的作用是确保a～g要求的实现：定位、评审、修订、保管和标识等。这7项要求既是编制程序文件