文件管理程序流程图形式.docVIP

修订状态 版本 修订记录 编制 审核 批准 生效日期 A 首次发行 2006年 11月1日 发放部门 份数 签收记录 发放部门 份数 签收记录 受控状态 1 目的： 为了能很好地管理本公司质量体系内的所有文件，使公司文件在发行、修改、回收等方面都做到有效地控制。 2 使用范围： 本公司质量体系内所有文件以及所有与本公司产品质量有关的外部提供文件等。 3 定义： 3.1 外部文件 3.1.1 与本公司质量活动有关的相关国家法令法规及以此为准的规定等。 3.1.2 客户提供的在技术方面的规格、要求等。 3.1.3 ROHS标准及其它相关地区标准等。 3.2 受控正本：即受控文件的原稿 3.3 受控副本：即受控文件的复印件 3.4 旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。 3.5 参考文件：即文件仅供参考如今后有何改动不作回收及修改通知的文件。 3.6电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的文件。 4 职责： 4.1 行政部-文控中心：负责公司所有文件的分发回收控制。 4.2 各部门文件制作人：负责相关文件的制作、修改及保管。 4.3 各部门负责人：负责相关程序文件的审核、作业指导书的批准。 4.4 管理者代表：负责手册的审核以及程序文件的批准。 4.5 总经理：负责质量手册的批准。 5 作业流程： 序号 流程图 流程说明 负责人 相关文件 相关记录 1 文件格式规定 文件格式规定 1、各部门文件制作人或负责人按照《文件格式一览表》制订好所需文件的初步格式后交文控中心。基本如下：公司LOGO及名称用20号字宋体，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，流程图内容用5号宋体字，具体见《文件格式一览表》。 部门文件负责人 文件格式一览表 2、文控中心对文件格式进行定稿确认,并对文件进行编号，编号要求见《文件编号管理规定》。 3、将定稿的文件格式发至各相关部门。 4、如有未按规定格式制作的文件，文控中心不予以收发。 文控中心 文件编号管理规定 2 文件的编制 文件的编制 1、各部门按照文控中心定稿的文件格式制作各类文件。编制的文件需达到如下要求： A：符合性——应结合并需包括所选标准条款的所有要求。 B：可操作性——应符合公司的实际情况，具体的控制要求应满足公司需要。 C：协调性——文中与文件之间应相应协调，避免产生不一致处，针对编写具体某一文件来说，应紧扣文件的目的和使用范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 2、文件编写规定： Ａ：质量手册由管理者代表编写； Ｂ：程序文件由部门负责人或安排其他人员编写； Ｃ：作业指导书、规范等由部门负责人编写或安排其他人员编写。 部门文件制作人 3、部门文件制作人将编制好的文件交部门文件负责人进行序号编写。 文件负责人 3 文件的审核 文件的审核 1、各部门文件负责人将制作好的文件交审核权责人员会签，保证文件的完整性。审核权责如下： Ａ：质量手册由管理者代表负责审核； Ｂ：程序文件由各部门负责人审核； Ｃ：作业指导书、规范等其他各类由各部门负责人审核。 管理者代表／各部门负责人 4 文件的批准 文件的批准 1、将审核完的文件由各部门文件负责人交核准权限人员进行批准。 权责如下： Ａ：质量手册由总经理批准； Ｂ：程序文件由管理者代表批准； Ｃ：作业指导及其他文件由各部门负责人负责批准。 总经理／管理者代表／各部门负责人 5 文件的确定 文件的确定 1、各部门将核准后的文件交文控中心进行确定。确定的内容必须且不少于以下内容，不合乎者将文件返回原部门进行修改： A：文件的格式 B：文件的标题 C：文件编号、序号 D：修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项） E：文件编写者签字。 F：审批后的签字。 G：生效日期（如无生效日期，以最后批准日为生效日期）。 文控中心 6 受控文件登记 受控文件登记 1、将确定合格的受控文件于两天内登记在《受控文件一览表》中。 文控中心 受控文件一览表 7 文件发放 文件发放 1、将确定合格的文件或登记好的受控文件发放到相关部门，并且做好发放记录。受控文件发放应注意以下内容： A：受控文件原稿背面盖好“受控正本”章，受控文件副本正面盖上“受控副本”章，将原稿保存在文控中心，将副本分发至相关部门，并且要求接受文件人员在接收文件的同时在《受控文件发放清单》上签名以示已接收该文件。 B：公司内不得使用加盖印章的复印件，一经发现，文控中心有权收回销毁。 C：对于非受控文件，各部门领用时在原稿上签名以示接收到。 2、当客户或其它外界需用相关文件时，在所复印的副本上加盖参考章，所有盖有参考章的文件，本公司将不再回收与管理，当文件有修改时，亦不作任何通知版本的更换。 文控中心 受控文件发放清单 8 文件使用状况检查 文件使用状况检查 1、各部门负责人(或授权人)不定期检查各部