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项目实施费用管理办法（暂行） 总则 为加强本公司的项目实施费用控制，特制定本管理办法。 项目实施费用是指在项目实施的过程中发生的直接费用，包括差旅费、交通费、招待费、员工加班餐费、客户培训资料费、调研费、技术交流费、产品登记费、包装材料和印刷费、专家签定费、初验费、终验费等，但下述几种费用除外： 因公司拓展新业务而发生的招待费用 实施周期跨越法定节假日所产生的人力资源费用 因实施项目所需采购的纳入公司办公设备及办公用品管理的物资 其它由总经理审定不纳入项目实施费用计算范围的费用 费用预算 项目实施费用的使用遵循“先预算后支出”的原则。 项目在公司下达任务书后才正式启动。项目启动后由项目负责人进行项目实施费用预算，并填写“项目实施总费用申请表”（见附表1），然后交部门负责人预审。“项目实施总费用申请表”预审通过后报总经理审批，审批通过后报送财务备案，作为项目实施过程中费用支出和项目奖惩的依据。 在项目进行中，项目负责人在每周一提交“项目实施费用周计划（变更）表” （见附表1）给部门负责人，提出本周的项目实施费用计划，经部门负责人审批通过后执行，并报送财务备案。未获批准的费用计划不得开支。 费用发生 已通过预算的费用可以由申请人按额度进行支出，金额较小的费用由开支人垫资，凭有效发票回财务报销；金额较大的费用可按公司的借款流程申请借款。项目实施部门制定专人对所有项目已发生的费用进行统计，监控费用的支出情况是否正常。如果发现不正常的费用支出或超出预算立即向部门负责人和相关项目负责人发出警报。 费用的变更 费用变更包括周计划的变更和总费用预算的变更，周计划的变更必须填写“项目实施费用周计划（变更）表”，报部门负责人审批同意后支出。 项目总费用的变更必须提交“变更项目实施费用报告”，说明变更的理由和金额。如果是因为项目执行中的人为失误导致的费用超支，原预算金额不予变更，项目费用从项目奖金中支出。如果项目奖金使用完毕仍未能结束项目的，项目实施部门应对该项目的实施情况进行评估，根据情况决定是否撤换项目负责人，必要时可由公司对项目进行重新评估后再行决定。 费用的报销与结算 “项目实施费用周计划（变更）表”批准的费用计划每周报销一次。由经办人填写费用报销单，经部门负责人签字后报销。 未列入“项目实施费用周计划（变更）表”内容的费用开支不予报销。超出“项目实施总费用申请表”列支的项目及金额的费用不予报销。 项目负责人应定期向部门负责人汇报项目进展情况，并提交相关的文件、文档等。部门负责人应负责跟进项目进展情况，对因人为失误而导致未按进度进行的项目所发生的费用开支，部门负责人应拒绝签字报销。 项目实施费用总分两次结算： 第一次：项目顺利通过初验。项目负责人应部门负责人提交用户签署验收意见的验收报告、项目初验的总结报告，以及项目的其他相关资料，经部门审核合格后，可结算项目实施费用。 第二次：项目顺利通过终验，项目负责人向公司提交用户签署意见的项目终验报告，项目总体总结报告、维护计划以及其他相关资料，经部门审核合格后，可结算项目实施费用。 其他 本方案由综合事务部负责解释，经总经理批准后实施，修订时亦同。 项目实施总费用申请表 一、签字栏 项目名称 项目编号 项目周期 申请人 申请日期 部门负责人审批意见 总经理审批意见 二、费用开支预算总表 费用单位：元人民币 序号 费用名称 次数 单次金额 申请总额 审批金额 1 差旅费 2 交通费 3 招待费 4 员工加班餐费 5 客户培训资料费 6 用户访谈、调研费 7 技术交流费 8 产品登记费用 9 包装材料和印刷费 10 专家签定费 11 初验费 12 终验费 合计 888888有限公司 文档编号： 版 本 号： A 密　　级： 2003项目实施费用管理办法 修 订 号： 0 修 订 人： 页　　次：　1 日 期：2003年1月2日 第 1 页 共 3 页