01文件及记录控制程序.docVIP

东莞凤岗油甘埔南锋塑胶制品厂 质量管理体系程序文件 文件及记录控制程序 编制人：复核人：批核人：文件编号NF -QP-01版本次号: A修改次号: 0发行生效日期2011年3月5日 公司专有文件，请勿私自复印，勿带出厂！盖有受控文件标示章方为有效文件 发行日期:2011年3月5日版本次号: A 修改次号: 0第1页共5页 1.0 目的 本程序目的是维护/保证文件及资料得到有效控制.确保各有关场所使用文件的版本是有效的。 2.0 适用范围 适用于本厂管理体系(如ISO9000)文件,这些文件包括但不局限于以下各项: ●质量手册 ● 程序文件. ●系统性作业指导。 ●产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等. ●外来文件:本厂管理体系运作所需的国家/国际标准、法律/法规、客户提供的图纸/标准等. ●计算机资料:本厂管理体系中计算机软件/网络内信息/资料. ●空白表格:本厂体系运作所需的表格,如:表格样本,空白表格是规定性文件. ●记录:填写了内容的表格及某些过期文件,如:计划,临时更改通知等. 3.0主要职责（见下表规定） 文件种类编写审 批分发正本保存修 改副本 回收作 废质量手册/ 程序文件管理代表总经理品管部管理代表品管部品管部系统性作业指导各部门 负责人管理代表 /总经理品管部品管部各部门 负责人各部门品管部外来文件/接收部门负责人/管理代表接受部门发文部门空白表格各部门相关文件审批人主要使用部门注:对外来文件的审批是指公司对文件适用性审批,而非对文件内容的审批 4.0 程序内容 4.1定义 名 称定 义受控1.用于指导生产或系统运作. 2.受版次更新控制. 3.盖受控章和控制分发对象.非受控1.仅供参考性质. 2.不受版次更新控制. 接受部门收到外部机构转来或外部新购文件资料的文件主要使用部门.发文部门公司内部之文件发出部门.收文部门公司内部文件接收部门. 发行日期: 2011年11月1日版本次号: A 修改次号: 0第2页共5页 4.2 质量手册/程序文件/作业指导控制 步骤项目内 容1编制a.根据管理体系需要编写新文件内容及应分发的范围. b.经3.0主要职责中相关人员签批后生效. 2分 发a.按公司运作需要而复印相应文件数量. b.副本每页在右上角或指定位置盖蓝色受控章. c.正本每页背面左下角盖受控章. d.分发后，文件由接收人或指定接收人签名作实并记录于〈〈文件发放登记表〉〉. e.系统性文件不可用副本影印，需要时应向发文部门申请要求分发. f.字迹模糊可能对文件使用者产生误导或签署不全之文件不予分发/接收.3修 订a.公司任何人员均可提出文件修订申请，但需由部门主管填报《体系文件修改申请表》并经3.0职责中审批人员对需修订的内容进行评审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格的其它人员及审批人执行修改及审批. b.修改其中某页或某几页，修改页给一个更高修改次号并变更修改日期；修改次数较多时，由3.0职责中编写人视情形换版. c.修改整版，整版给一个更高版本次号，修改次号恢复为0. d.文件修改部分内容之文字以粗斜体表示.(整版修订时不用粗斜体.) e.所有原始文件以版本次号A，修改次号0执行. j.由行政部制订《体系文件清单》记录文件情况及必威体育精装版修订情况.4回 收a.步骤3中，b/c项某页或整版修改时，修改部份按分发表回收. b.收文部门交回旧版时给予作废印章标记.5作 废a.质量手册/程序文件/系统性作业指导/外来文件修改部分或整份副本由发文部门回收销毁. b.收文部门需保留作废副本作参考时，需盖作废章，分开存放. c.技术文件由收文部门收到新版时，换下旧版，自行销毁.(需保留时按b处理.) d.正本修改部分或整份由发文部门盖作废章，分开存放.6 保 存 与 借 阅a.文件的存放环境应保持干爽，防止虫蛀、潮湿、损坏、变质，有损坏应交回副本向发文部门重新申请经部门经理批准后发放. b.各部门按文件类别，分类放置，并按放置的顺序进行编目，并加以标识. c.内部有传阅或传递要求时，按要求传阅或传递后按类别归档. d.若客户有必威体育官网网址要求及有关机密性的文件必须上锁，由专人保管. e.文件在保管和使用过程中必须