01 文件管理制度.docVIP

乐清市精泰紧固件有限公司 文件管理制度 Q/JT-Z-0101-2013 1 目的 为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中，都使用有效版本的文件和资料，并确保能及时收回作废的文件和资料。 2 范围 本制度规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。 3 职责 3.1综合办职责 3.1.1综合办是管理性文件的归口管理部门。 3.1.1.1负责组织管理性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。 3.1.1.2负责外来管理文件的管理和控制。 3.2技质部职责 3.2.1技质部是技术性文件的归口管理部门。 3.2.2负责组织技术性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收销毁。 3.2.3负责外来技术文件的管理和控制。 3.3各部门职责 3.3.1负责本部门文件的归口管理。 3.3.2负责本部门支撑性管理文件的编写（修订）、报审、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。 4管理流程图（见附录A） 5管理内容与方法 5.1编写与审批 5.1.1管理文件、工作标准（岗位说明书）由综合办组织编写，报总经理批准。 技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写，报总经理批准。 5.1.2部门支撑性管理文件由各部门编写，报总经理批准。 5.2管理标准条款号规定 5.2.1条款号使用多级符号，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、 c）、d）…来表示,如还需细分，则用1）、2）、3）…表示。 5.3文件编号 5.3.1技术文件编号形式如下： Q / ×× J ?? ?? - ???? 批准年号（用阿拉伯数字表示） 文件顺序号（用阿拉伯数字表示） 文件分类代号（见附录B） 技术文件代号 企业名称代号 企业文件代号 乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施 Q/JT-Z-0101-2013 5.3.2管理文件编号形式如下： Q / ×× G ?? ?? - ???? 批准年号（用阿拉伯数字表示） 文件顺序号（用阿拉伯数字表示） 文件分类代号（见附录C） 管理文件代号 企业名称代号 企业文件代号 5.3.3工作标准编号形式如下： Q / ×× Z ?? ?? - ???? 批准年号（用阿拉伯数字表示） 标准顺序号（用阿拉伯数字表示） 标准分类代号（见附录D） 工作标准代号 企业名称代号 企业文件代号 5.4 文件发放 5.4.1管理性文件发放由综合办负责，技术性文件发放由技质部负责。文件发放前，发放部门应规定具体的发放范围和数量，填写“文件发放范围规定”（附件一），经部门负责人批准后发放。 5.4.2文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号（见附录E）、是否受控章及版本号； 发放文件应登记在“文件发放登记表”（附件二）上，领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”（附件三）。 5.4.3文件破损严重影响使用时，使用人应办理更换手续，交回破损文件，新文件仍沿用原文件发放编号。 5.4.4各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签，综合办统一审核、编号，由总经理批准、发布实施。 5.5文件复审 5.5.1每年年底，文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动；对复审中须更改、换版的文件，按3.3.8规定执行。 5.5.2复审活动结束，文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”（附件二），确保本单位所使用的文件有效性。 5.6文件更改 5.6.1更改方式 发放更改单； 修订； 划改； 换页。 5.6.2文件因管理需要或文件复审中提出，需对标准条文、图表作少量修改、补充时， 由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单（附件四），注明更改原因和更改情况交文件发放部门，经文件发放部门负责人审核后，由文件原批准人批准执行。 5.6.3文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。 5.6.4当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环境因素发生较 乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施 Q/JT-Z-0101-2013 大变化以及文件复审中要求时，相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。