文件管理培训剖析.ppt

培训大纲 1、文件的管理 1.1纸质文件的管理 1.2电子文件的管理 2、记录的管理 3、ISO9001-2008对文件管理的要求 下面的情况是否熟悉？ 如果变成这样呢？ 是否遇到这样的问题？ 文件的管理 很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件 文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的 什么是文件管理？ 根据ISO9000的定义： 文件是信息及其承载的媒体。 什么是信息？ 信息是有意义的数据。 所谓承载的媒体可能是利用纸张、计算机磁盘、光盘、照片、磁带、或者标准样件、样品或者它们的任何组合方式的媒体 文件管理中常见的问题 1、没有文件和资料编号规则？ 真功夫的文件和编号规则是什么？ 真功夫文件分为四个等级，分一级文件，编号ZKF-QSM、二级文件,编号ZKF-QP-□□（两位流水号） 三级文件的编号规则？ ZKF-部门代号-文件种类-三位流水号-版本号 四级文件（表格），编号ZKF-部门代号-三位流水号+版本号 2、由于每个部门都有发行文件的权利，但是缺少文件状态标示：缺少发行部门和接收部门的标识及发行日期 现真功夫哪个部门负责管理这个项目？ 3、文件控制程序中，没有对外来文件的定义和管理 现哪份文件对外来文件有明确定义和管理？ 本部门有哪些外来文件？应该怎么管理才合适？ 4、对于发行给第三方的文件，文件程序中没有明确的管理办法 本部门有哪些发给第三方的文件？怎么管理？ 5、对于文件的审核和批准权限规定不明确。没有图纸和文件的审批规定，造成口头通知为准。 6、仅对文件的发放确认有规定，对于文件的回收，只规定自行销毁，没有记录可以查询。 本部门作废文件怎么处理？ 电子文件的管理 我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。在计算机的内部，在计算机的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，总会认为硬盘空间又不够了，计算机性能又不跟不上了，需要再换一台新的计算机了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将计算机里的文件真正管理起来，这样才会为自己日后省下更多的时间 电子文件的存储 对电子文档的六点建议 一、好好使用“我的文档” 好好利用“我的文档”的强大功能，桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中都能很容易的找到 可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件放在这里 二、建立最适合自己的文件夹结构 文件夹结构是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要 建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析 每个人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立适当结构的前提 比如，有相当多的自由撰稿人和编辑是以软件、硬件的类别建立文件夹的，而很多老师则以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹 三、文件夹与文件的数目不宜多 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有40个以内的文件是比较容易浏览和检索的 如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件夹或建立一些子文件夹 另一方面，如果有的文件夹中文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中 四、文件与文件夹的命名 一般以最短的词句描述此文件夹的类别和作用，能让你自己不需要打开就能知道文件的大概内容，就是好的名称 要为计算机中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订 最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处 此外，文件名要力求简短，虽然我们的系统可以支持长文件名，但长文件名会给我们的识别、浏览带来混乱 五、将待处理与已完成的文件分开存放 不要把以前的文件和你正在处理的文件放在一起。 如果一年前的邮件还和新邮件放在一起，那你将会浪费很多时间寻找文件。 所以，要及时地处理过期的文件，该备份的备份，该删除的删除。 清理之后，你会发觉你的计算机运转速度也快了许多。 六、快捷方式有利于直接打开我们需要的文件 如果我们经常要快速访问某一个文件比如写字板或者某一个应用软件，可以点击鼠标右键选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你需要的地方。 当然，当某些文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将某些快捷方式删除，以免