5-1现代商务通信礼仪研究报告.ppt

第一节 现代通信礼 仪 （二）拨打与接听手机 （1）工作交流的短信：同事间一些简单的工作交流，或感情沟通可用短信进行，但除非是上司主动要求或事先征得其同意，否则，下级不能以短信方式和上级谈工作。 （2）拜年短信：节假日通过发送短信表示祝福是十分便捷、迅速的，最亲密朋友间用短信拜年应该自己编辑内容。对长辈不宜采取短信拜年的方式，而应该亲自登门或电话问候。 （3）提醒短信：对于一些重要事情，用短信方式婉转地提醒对方，比用电话多次确认要礼貌得多。但值得注意的是，在发短信之前，一定要进行电话或当面的邀请或确认。 （4）转发短信：转发短信要注意礼貌，一定要特别注意短信内容，不要发送调侃、无聊、有失大雅的短信。 2．写传真信件的礼节 写传真信件时，与写信一样，要真诚、文明、礼貌，格式与书信一样，称呼、问候语、签字、敬语、致谢词等都不能缺少，特别是信结尾处的签字容易被忽略。因为签字代表这封信是发信者知道并且同意才发的，否则任何人都可“冒名顶替”了。 （一）传真机使用礼仪 3．事前通报 现在许多传真机和电话机是一体的，传真机同时也是办公电话，发传真前要先打个电话，告诉对方你将发送传真，同时确认传真号码，传真信息应当在5分钟之内发送。发送时，要拨打对方传真号码，接通后听到传真信号，表示即可发送传真，如有人接电话，应通知对方有传真待发，等听到对方发出传真信号后才可发送传真。 （1）要认真地记好主要对象的传真号码，把本人或本单位所用的传真号码准确无误地告之自己重要的交往对象。 （2）发送传真，最好要避开对方工作繁忙的时间和休息时间，文件传真完后，要将文件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，造成严重后果；接收传真时，无人在场，而又必须接收，应当使本人或本单位所使用的传真机处于自动接收状态，而不宜经常将其关闭，需要注意的是，接收重要传真时，必须本人在场，以防泄密。 （3）收到他人发送过来的传真后，应立刻通知对方，以免对方牵挂。需要转交、转送他人发来的传真时，应尽快将传真送到指定的人手中，千万不可拖延时间，以免耽误对方的要事。 （4）文件传真时要注意私人文件、机密文件不能发送，多于10页的文件也不适合发送。需要高清晰、高质量的文件也不能发送，如个人简历和协议不适合发送。 （5）正式的传真必须有首页，上面应注明传送者与接收者双方所在单位及部门的名称、姓名、日期及总页数等信息。这样做可以使对方一目了然。如果是非正式传真，也应在所发资料上标注上3-1、3-2、3-3等，让对方很清晰地得知总共3页传真。如果其中一页不清楚或是没有收到，可立即告知，及时重发。 （二）电子邮件 电子邮件，又叫电子信函或电子函件。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。其优点是方便、快捷、省时、省费用，而且容量大，节约资源，同时又不会造成不必要的打扰。 随着互联网的发展，电子邮件日益普及。国际商务往来中联系贸易业务等，也是通过电子邮件进行沟通与交涉的。许多大公司在沟通时也都使用电子邮件的形式，如工作总结报告，对某一项目的策划方案等。 1．每一封邮件都应有一个主题 四、商务信函礼仪 信函，又称书信，是书信的正式称呼。它是人类最古老又最常用的一种沟通手段。在现代社会人际交往中，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。在公务交往中，信函依旧是职员所常用的有效而又实用的交流方式之一。 在一般情况下，单位及其职员在正式的公务交往中所使用的信函亦称公务信函。相对于普通书信，由于公务信函使用于正式场合，在礼仪方面通常有着更为标准而规范的要求。 （一）信函设计 在动手书写商务信函时： 首先，应仔细考虑一下写此信函的目的。 其次，在头脑中列出与此信相关的所有事实，做到完全熟悉并了解本事件必威体育精装版的情况。 最后，尽可能地了解看信的人。“这对我有什么好处？”是大多数读信者的下意识的想法。 1．外观设计 （2）信纸（paper）。在书写商业长信时，最理想的选择是带有水印的A4（297厘米×210厘米）信纸。短信和私人的致谢信、慰问函等则可选用一半大小的A5信纸。 （3）正文（body）。在正式的情况下，如需拟写纸质信函，如代表公司订购商品或解决客户的投诉时，信函应采取打印的形式。而私人信函，或代表公司处理一些微妙的事件时，则应采取手写的形式，以便更好地表达写信人的感情。 （4）卡片（greeting card）。针对私人信函而言，适时地配有一些小卡片，有时会比一封完整的信函更合适，更能表达写信人所要表达的情感。如向读信人表达谢意、祝贺或慰问等感情时，一张令人愉快的卡片配上文字，通常更具有吸引力。 （1）信头。 信头应包含写信人的公司的名称、地址、电话和传真号码、网址或电子邮件地址，还应有公司的徽标或标语等。信头一般都是事先印好的，位于信纸上方的左边、中部或右边的任意一个位