《高效会议管理》要点.ppt

模板来自于 / * 《高效会议管理》 主讲：xxxx A B D C 姓名:xxxxx 部门：xxxx 岗位：xxxxxx 任职经历：xxxxxxxxxxxxx To introduce myself 自我介绍 如何打造高效会议 明确会议为何会低效 了解会议的重要性 课 程 目 标 第一章：会议概述 第二章：会议为什么低效 第三章：如何提高会议效能 Contents 目录 第一章 会议概述 第 * 页 什么是会议 讨论、商议 聚会、见面、集会 会议： 就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式。 会 议 人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。 公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。 会议起源 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。 2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。 具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。 会议有什么作用 会议 作用 集思广益 头脑风暴 问题讨论 产生决策 听取汇报 分配任务 融合意见 达成共识 资讯分享 政策宣传 表彰先进 激励士气 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 适于开会的情况 1 2 3 4 5 6 已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论； 会议成本太大，或还有比开会更好的办法； 问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好； 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围； 发起人对要解决的问题已经作出决定； 大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。 1 2 3 4 5 6 不适于开会的情况 会议的成本分析 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是： 时间 成本 金钱 成本 效益 成本 机会 成本 会议成本 时间成本 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的到场时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。 金钱成本 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。 效益成本 效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。 机会成本 机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。 第二章 会议为什么低效 从会议要素的角度来分析 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多（根本原因）。 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。 参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。 思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每人都饥肠辘辘，无心开会。 地点选择不合适，比如设在经理办公室，使会议被频繁打断，无法正常进行。 主题 议程 参会人 主持人 记录 时间 地点 从会议过程的角度来分析 1 会议前缺乏准备 1 2 3 没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等 开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习； 没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。 2 会议中缺乏控制 气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。 未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题