会议理论篇详解.pptVIP

六、会议方式 即为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。 常见的会议方式： 现场办公会 座谈会 观摩会 报告会 调查会 电话会 七、会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 第四节 一般会议流程 一、会前准备 目标设定，确定参会人员、主持人，拟定会议议程、日程、会议方案，确定会议时间、地点，准备会议文件，发布会议信息，会场布置。 二、会议开始和进程 会前确认，会场检查，会议开始和进程。 三、会议结束 整理会议室，整理会议记录并形成纪要，经费结算，会议总结 课堂练习： 一、描述你曾参加过的一次会议，说明它的类型，并选择评价意见，回答3-6的有关问题。 参见教材第16页。 二、案例分析 参见教材17页：1、2题 课外练习 收集两个会议的实例，并指出每个会议召开的目的，以书面形式上交。（100-300字） 到校内外进行实习锻炼，参与会议的组织和服务工作，写一份关于会议工作的体会。（300-500字) 第二章 如何使会议富有成效 案例讨论： 参见教材19页。 无效会议的危害表现在哪些方面？ 哪些原因导致其出现？ 同学们经历的无效会议有哪些？有哪些具体表现？ 第一节 什么是无效会议 一、确定会议有无召开的必要 问： 哪些途径可以确定会议是否必须召开？（剔除不必要的会议） 二、有效会议的界定 会议能达到目标； 会议能在最短时间内达到目标； 与会者对会议满意； 三、有效会议的要素 1 明确而清晰的会议目标 2 合适的会议主持人 3 有充分准备的与会人员 补充： 促进会议有效的工作原则 （一）必要性 即根据内容和实际情况来准确判断采用会议这种形式的价值，即与其他形式（如发个文件，电话联系，派人直接到基层等）相比，开会是否是最好的手段。 通常当出现下列情况时，需要及时开会： （1）遇到危急突发事件； （2）推出新决定或管理办法； （3）事情较为紧急； （4）了解或告知特定情况。 （二）高效性 即用较少投入实现最佳效果。 效率不高的原因 会议的三种致命伤 ?主持人的技能 ?会议的地点 ?会议的准备工作 项次 原因 具体表现 预防措施 1 时间 工作繁忙、饥肠咕咕，无心开会 一般安排在每周二至周四上午或下午两点半之后 2 地点 行政办公室。经常被打断，无法正常进行 最好安排在封闭会议室，最好圆桌 3 对象的选择 必须出席的人未到，已来的是可有可无的参加者 事先通知必须出席的人，出席人分为必须参加者，可旁听者和选择参加者 4 主持人技能 主持人缺乏影响力、说服力、被与会者牵着鼻子走 选择有亲和力、影响力的人担任主持人 5 与会者技能 发言混乱，不知如何表意 与会者一定要具有倾听能力 6 准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效 提前做好准备工作 7 开会原因、目的 在会议进行中发现不明确 举行会议之前将开会的目的和有关内容通知所有的与会者 高效会议的八大特征 只在必要时才召开 事先已经好好筹划过 拟订和分发好议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验和有才能的人出席 做出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责任 （三）目标性 几乎所有的会议都是为了达到某一目的，解决某一问题而召开的。 （四）严肃性 开会，作为一种重要管理手段具有其鲜明的严肃性。为了维护和保持会议的严肃性和权威性，应该做到： 明确开会的议题和目的； 进行周全的会议计划； 做好会议召开所必需的各项准备； 落实会议的各项议程。 （五）节俭性 “精简”会议，“精”就是指能不开的会议不开；“简”就是指对于一些重要会议，能简单开的，就要不兴师动众地开。可以从以下几个方面入手： 控制会议时间； 控制会议规模； 控制会议经费； 明确会议目的。 第二节 无效会议的危害 一、会议目标不能实现 二、会议成本的浪费 经济成本；时间成本；机会成本 三、挫伤员工士气 第三节 为什么存在无效会议 一、前期准备不足 开会理由、会议文件、 参会人员、会议方式等不当。 二、会场控制不力 时间、讨论不力、 干扰项多、无有效结论 三、忽视会后跟进 缺乏反思，不对决议事项追踪 课堂讨论： 1、32页中，《开会迷》反映的是一种什么情况？ 怎么看待用会议来解决会议存在的问题的办法？ 2、 请以本章的知识为出发点，就教材35、37-38页中提到的“无会日”的情况，谈谈你对于“无会日”这种措施的看法。