企业档案归档范围和保管期限培训资料.pptVIP

三、企业文件材料的鉴定 1、归档文件材料的鉴定 归档文件材料完整性的鉴定 归档文件材料准确性的鉴定 归档文件材料保存价值和保管期限的鉴定 2、保管期限的划分 注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值 考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值 考虑文件的长远需要，防止静止地看待问题 企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作： 区分档案与非档案。 区分“永久”与“非永久”。 区分重要档案和一般档案。 区分要控制使用的和可以公开使用的文件与 档案。 区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。 区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。 　 企业编制档案保管期限表应注意以下几点： 1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级 已颁发的有关档案保管期限规定为依据， 结合企业的职能特性和专业特点，将其细化 为本企业的规章制度。 2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关 部门备案。 3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过 其他形式发布周知。 4、档案保管期限表应该及时进行修订。 四、档案整理工作 （一）编制分类方案 企业档案的分类，就是根据企业档案的性质、内容、特点以及相互之间的内在联系，把企业档案划分为一定的类别，使企业全部档案形成一个纵向从属关系和横向平行关系的不同层次的系统。 （一）编制分类方案 1、企业档案一级类目的设置：一级类目就是企业档案分类的第一个层次，即企业档案的基本大类。 2、企业档案二级及二级以下类目的设置：要依据企业管理职能的分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。 3、企业档案分类类目的标识：可根据企业档案分类的实际情况，采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。 《工业企业档案分类试行规则》 （1）党群工作类 （2）行政管理类 （3）经营管理类 （4）生产技术管理类 （5）产品类 （6）科学技术研究类 （7）基本建设类 （8）设备仪器类 （9）会计档案类 （10）干部职工档案类 （二）文件整理 管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求； 科技文件的整理应该符合《科技档案案卷构成一般要求》GB/T11822的要求； 基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28的要求； 会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求； 职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号文件的要求； 照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求； 录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求； 电子文件的整理应该符合《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32的要求； 计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1的要求。 （三）全宗 全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。也可通俗地理解为一个立档单位的全部档案。 企业变动与全宗划分的几种情况： 1、一个企业分成两个或两个以上企业的情况。　　 　　（一分为二） 2、两个或两个以上的企业合并为一个企业的 情况。（合二为一） 3、由企业内部的一个组织机构改变成为一个 独立的企业的情况。（由内变外） 4、由一个独立的企业改变为某一企业内部的 　　　一个组织机构的情况。（由外变内） 5、由于某种特殊原因，中断了一段时间的工 　　　作，以后又恢复了正常的活动的情况。　　 　　　（中断） 6、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发 生改变、企业隶属关系发生改变等等情 况。（更名） （四）全宗卷 全宗卷是企业档案室（馆）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷，是档案室（馆）对该全宗进行管理的依据，也是保管工作人员掌握全宗情况的重要工具。 《全宗卷规范》 DA/T 12-94 全宗卷的主要内容包括： 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录等。 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案