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有效会议 大多数的企业在会议里决定其基本走向…… 花在开会上的时间越来越多…… 开会的频率越来越高…… 每天都在开会，您会开会吗？ 本课程学习的目标 1、了解会议的目的、种类和体系 2、掌握会议操作流程 3、了解会议效率不高的原因及对策 课程结构 第一部分：会议常识 算算看，你一周内总共： ?开了几个会？ ?为会议花掉多少时间？ ?因为开会达成几项共识？ ?因为开会完成几个结论？ ?因为开会加了多久的班？ ?因为开会失去多少关键时刻？ ?因为开会耽误多少工作？ 开会让您… ?小组面对面沟通 ?众多讯息一次交流 ?融合意见凝聚共识 ?分派工作，公平合理 但开会也让您… ?工作时间被分割 ?人多口杂，讨论耗时 ?晚上加班 ?没有产能 ?别人发言比自己开口多 ?耽误重要工作或客戶 会议成本的计算 2.直接的会议成本 小组讨论： 会议低效的原因 第二部分：会议管理流程 一、会前准备 1.明确举行会议的目的 ?信息传播共享 ?动员激励 ?问题解决和决策制定 2.合理安排会议时间 ?不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ ?不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此 不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。 ?严格按照议程进行，不要超时 3.邀请适当的人参会 1、参会人员的选择 ?知情者 ?决策参与者 ?执行者 ?重大关系人 2、预约参会人员?找出最适宜所有参会人的开会时间。?会议通知（目的、时间、地点）。 4.准备背景资料 ?有用的信息提前发布到公告栏里。?提前发放会议资料，让与会者做好准备。?会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。 5.制定议程 ? 1.列出团队会议的目标 ? 2.为会议制定规则 ? 3.确定与会者名单 ? 4.确定会议召开的时间、地点和持续时长 ? 5.指定会议角色 议程实例 练习 ?请每组制定一个会议议程，写在白板上，并请其他组进 行点评。 二、会中控制 1.开场白 ?欢迎词 ?讲明会议背景及目的 ?宣布会议议程 ?制定纪律规则 开场白示例 首先，欢迎各位按时与会。近来公司的营运状况因为受到经济不 景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。 因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的 买气,第二讨论新市场的扩展计划。 首先将由市场部周厚坤经理为我们说明目前市场状况,再由各位一 起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合 后提出执行方案。 本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相 互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油! 2.会议主持人职责 会议中的常见问题 小组讨论： 常见问题的对策 ?人身攻击 ☆对双方进行安抚 ☆重申议事规则 ☆重提主体进行讨论 ?离题 ☆兜一圈切回主题 ☆给予肯定再切断话题 ☆将离题的议题留置最后再做讨论 ☆请他做归纳或替他做归纳 ☆事先请将规则讲清楚 ☆发言限定时间 ?争议 ☆暂停该项议题，容后再议 ☆参与第三者的意见 ☆将双方意见列表比较 ☆进行不记名投票 ☆重整双方意见提出新的方案 ☆重申共同利益 ?抱怨 ☆同情其不满的情绪 ☆归纳其不满的原因 ☆寻求解决的方法 ?独占发言 ☆主持人制止其行为。 ☆说明规则强制执行 ?唠唠叨叨 ☆清楚其具体的想法 ☆不要粗鲁打断 ☆对发言予以认可 ?时间不足 ☆选择重要的议题进行讨论。 ☆限制发言人数(可事先登记) ☆限制发言时间 ☆征求与会人意见，是否挪到下次会议 ?争功诿过 ☆主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。 ☆引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定 ?为反对而反对 ☆请他提出更好的对策。 ☆引导他思考是否有考虑周全 ☆不断施压 ?不参与发言 ☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 ☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。 ☆有效倾听与良好沟通。 案例一： 角色扮演（5’） 部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和 地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大 家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然， 建议去植物园踏青；C组组长秦苗苗建议组织集体体育运动，增强团队 凝聚力…………。这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看 讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。 每组分别派一人扮演主持人和A、B、C组组长，其他人观察主持人 如