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中央研究院 文書管理系統維護 教育訓練講義 (一般使用者) 文件編號： TTM-1021211B 版　　次： V3.0 文件日期： 103/09/15  目　錄 1. 創號公文連續作業畫面說明 1 2. 收文覆文連續作業畫面說明 11 3. WORD公文簽核單連續作業畫面說明 13 4. 公文繕打編輯注意事項 16 4.1 多稿之檔案命名方式說明(含簽稿併陳) 16 4.2 單行不成頁的處理方式 19 4.3 詞庫範本製作操作說明 20 詞庫公文範例： 20 5. 其他常見公文流程處理 24 5.1 彙(併)案作業 24 5.2 公文存查 26 5.3 創號銷號登錄 28 5.4 查詢作業 29 6. 電子公布欄張貼訊息連續作業畫面說明 31 6.1 訊息建置 31 6.2 訊息查詢 36 6.3 個人資料維護 39 7. 表單線上簽核作業說明 41 7.1 表單處理 41 7.2 公文管理表單 43 7.3 檔案管理表單 47 創號公文連續作業畫面說明 進入公文流程管理系統，下面以函稿為例。 圖 11 圖 12 圖 13 圖 14 圖 15 圖 16 圖 17 圖 18 圖 19 圖 110 圖 111 圖 112 圖 113 圖 114 圖 115 圖 116 圖 117 操作送件後同時應將紙本公文陳核給長官。 設定預設流程操作步驟： 圖 118 圖 119 關卡屬性分為以下兩種： 一般關卡：於同機關內所進行的送件程序使用。 平行送會：提供不同所處間送件使用，如所處內進行送會或進行代擬院稿。 圖 120 圖 121 確認公文預設流程設定完成後即可送件。 收文覆文連續作業畫面說明 圖 21 圖 22 重複「創號公文連續畫面說明作業」編輯公文即可，差別在於存檔時系統已帶出原收文號，以收發同號做公文處理，並提供參考來文di(標準電子公文交換格式檔)功能提供參考轉貼。 圖 23 圖 24 圖 25 後續送件程序與創號公文相同。 WORD公文簽核單連續作業畫面說明 有格線的公文非標準電子公文格式，但仍需使用系統做個人及繕發人員之間的公文傳遞，操作方式如下。 圖 31 圖 32 圖 33 圖 34 圖 35 WORD公文編輯完成後，依創號或是收文覆文進入文稿製作編輯WORD公文簽核單。 圖 36 圖 37 圖 38 本公文簽核單是否列印依單位內決定做法，本WORD公文簽核單僅用於取號，請勿印出，原下載之WORD公文列印出來後需要與各單位窗口索取條碼貼紙。 後續操作方式相同於創號及覆文的操作方式。 公文繕打編輯注意事項 多稿之檔案命名方式說明(含簽稿併陳) 公文完成繕打後，存檔時請注意文號登打方式。支稿由數字1~9開始，然後英文大寫A~Z、最後為小寫的a~z 。 一文多稿 以文號0980001234為例。 檔案 文號 公文(函稿一) 09800012341 公文(函稿二) 09800012342 公文(函稿三) 09800012343 公文(函稿四) 09800012344 公文(函稿五) 09800012345 簽稿併陳 簽先製作完則取號並存檔，因非多稿所以文號不加1，函稿之檔案名稱及文號則依英文字母順序存檔。 檔案 文號 公文(簽) 0980001234 公文(函稿) 0980001234 一文多稿(相同格式)操作說明 登打完第一份函稿時，即可取號並存檔，並點按確定。 圖 4.11 由於稿一文號需加1，故請在點按存檔前，於文號末加數字’1’，點按儲存，稿一即完成。 圖 4.12 相同格式之文稿二，若要儲存檔案，點按產生支稿並存檔鈕，系統會直接另存一個新函稿檔案，並會依序產生文號。 圖 4.13 產生支稿並存檔後，系統會自動將末文號加一，即改變為二，並且檔案名稱與文號同步。ex:10250000531(稿一) 產生支稿並存檔後→10250000532(稿二)。 圖 4.14 編輯本文內容點按儲存。 圖 4.15 若有稿三及稿四則依序重複2~5點的動作說明。 單行不成頁的處理方式 請於列印畫面操作放大行距、縮小行距做調整。 圖 4.21 詞庫範本製作操作說明 若公文需個別提供給不同受文者，但內容相同，可利用詞庫進行操作。 詞庫公文範例： 如OOO得到生日獎金XXX元，可利用以下範例處理。 圖 4.31 分繕檔範例： 參數規則為：#(序號) 圖 4.32 操作可參考以下步驟： 圖 4.33 圖 4.34 詞庫內容建置完成後，即可點選公文套印查看結果。 圖 4.35 圖 4.36 圖 4.37 圖 4.38 其他常見公文流程處理 彙(併)案作業 使用時機 個人所承辦的公文若需