超级整理术工作效率是整理出来的.docVIP

《超级整理术：工作效率是整理出来的》 内容? 超到的个人?（日）泉正人：他同5家企300本以上；1974年出生于日本横——日本金融学网（JBN）。他著有《理 ??? ?? ? 目 ? 重要的已办文件用大文件夹保管 ? 关于文件和办公桌的整理 ? 需要 ? 文件分为“正在”和“保存状” ? 笔 ? “正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法 ? 用“谷歌桌面”有哪些信誉好的足球投注网站信息 ? 统一大小和形状 ? 博客的必威体育精装版信息用“RSS订阅”收集 ? 把正在操作中的文件放 ? 搜集信息时要确定主题 ? 托 ? 用TO DO记录需要定期回顾的信息 关于文件和办公桌的整理 　　 　　我“无”多 　　但也无需考　　先准　　托　　透明文件　　口袋式的透明文件　　小文件柜（或抽　　大　　有了。 文件分为“正在办理状态”和“保存状态” 　　 　　文件一般可分为两类： 　　正在办理状态：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。　　已办、需保存状态：已处理完毕、但仍需要保存的文件，如合同、发票等。　　也就是说，正在办理的文件，等到办理完毕后，要么变成第二种状态，即需要保存起来，要么就应及时丢弃。整理时最基本的步骤就是-——首先把文件大致分为以上两类。　　正在办理的文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。文件用完后应及时存放，存放时也应尽量使用透明文件夹，这样可以对文件内容一目了然。　　而那些已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。　　只要做到上述几项，就可以说达到了整理的效果，可以确保您工作时“需要的物品”都集中摆放在您手边了。 “正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法 　　 　　“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法 　　我自己工作时，喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。　　每收到一份新的文件，我就把它放在小托盘的上层，能办理的尽快办理，办完就处理掉，没办完就先保存起来。　　正在办理的文件，我喜欢把它们保存在透明文件夹内，因为透明文件夹既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近，以便于伸手就能拿到。　　关于“已办好、需保存”的文件，我也把它们大致分为三类：　　①近期需要用到的　　②需要存放起来的　　③不知以后是否需要，暂且保存起来的　　对我来说，“近期需要用到的”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下暂时用不到，但下个月，或几个月以后将要用到的文件，这些我都会放在透明文件夹内。　　“需要存放起来的”文件，包括合同、发票等重要文件，我会把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件，我会把它们按内容分类（如企划书、请求书等），放进抽屉里保管。　　“不知以后是否需要，暂且保存起来的”文件，往往和工作有关，“现在不需要，但不知哪天也许会用上”，这类文件因为平时用得不多，所以没必要整理得很细，只需要把它们保存在文件夹中，用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时，越是箱子下面的文件，越可以先丢弃。　　至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件，直接处理掉就可以了。 统一大小和形状 　　 　　统一大小和形状 　　文件、发票等有各种大小和形状，一般来说，用A4纸打印的文件最多，邮件有明信片大小的，一些项目的详细进度表往往是用A3纸打印的。　　我建议，尽量把文件统一成A4纸那样大小比较好，如果文件大小不一，看上去会不整齐，还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页，不小心就会把小纸页弄丢。再说，购买用于整理的文件夹时，如都是A4尺寸的，也比较统一，还可以节约成本。　　实在有大尺寸的资料，就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、或是写在小记事本上的内容，如果比A4小，我建议要么把它们输入电脑，要么用订书机订在A4纸上。　　我个人很喜欢用订书机，不光在把文件装订成册时用，想把一些小纸页固定到A4纸上时，我一般不用胶水，而是用订书机一订就好了。　　我还建议，把大文件夹的颜色也统一起来吧。比如说，蓝色的用于存放“预算”类的，黑色的用于存放“资料”类的，这种方法很有效。但如果颜色种类太多，连本人都想不起来“某种颜色代表什么内容”时，那就失去意义了。　　总之，规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的。 把正在操作中的文件放进透明文件夹中 　　 　　把正在操作中的文件放进透明文件夹中 　　对于正在办理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夹。既不需要把文件装订起来，必要时又可以在桌上摊开，不需要时随时可以丢弃，