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提交：中石化ERP项目总体组 抄送：扬子ERP项目办公室 扬子石化公司物装部 提交人：扬子石化ERP项目物资采购组 提交时间：06／09／2003 编号： 关于物料主数据中“部门(DIVISION)”字段如何使用的问题 问题的描述： 按中石化物装总部的推广模板要求，采购物资的库存将由物资装备管理部门进行统一的一级管理。在未来的ERP系统设计中物资装备部门和各二级单位、分厂的物资库存都应该在同一级别进行评估和核算。整个物装系统在未来的ERP系统中只设一个逻辑的仓储工厂。 在ERP系统中，财务是通过对业务区域（Business Area）分类来划分不同事业部。（如2000代表炼油事业部，3000代表化工事业部）这一方式已在去年四个试点单位成功应用，现在和将来也会作为标准对其它实施ERP的企业进行推广。 不同的业务区域（Business Area）可以通过对应工厂或对应物料来建立关联以区分不同的事业部。非炼、化一体的企业只会归属一个事业部，因此在未来ERP系统中业务区域（Business Area）也只有一个。所以既可以通过对工厂建立关联的方式也可以对物料建立关联的方式。但对于炼、化一体的企业而言，通过对物料建立关联的方式来区分和体现在一个库存评估范围内划分化工事业部和炼油事业部的财务需求是一个可行的解决方案。到目前为止，扬子石化就遇到的这样的问题。需要通过物料主数据中的“部门（DIVISION）”字段和系统后台设置的业务区域（Business Area）进行连接并且通过物料主数据的维护来实现区分不同事业部的财务需求。 建议方案： 通过物料主数据中的“部门（DIVISION）”字段来划分不同事业部库存的财务信息 通过物料来建立关联来区分不同的事业部。在系统的物料主数据－‘基本数据一’视图中的“部门（DIVISION）”字段指定物料所关联的业务区域（Business Area）。会使物资的事业部归属更标准、更明确。在物资收货入库时，无须人为判断物资归属哪个事业部，可以自动区分财务信息归属至不同的事业部，避免误操作的发生。物资需求计划和采购计划的提报方式也更直接、更贴近现实的业务，无须事先判断物资的事业部归属，只需统一向物装部门提需求。物装部门可以在一个体系中进行公司级的物料需求平衡（MRP），无须分事业部进行多次物料需求平衡（MRP）。 如果不通过对物资建立关联的方式来区分不同事业部。则必须在系统中为不同的事业部设置不同的工厂作为库存评估区域。这样的设置将会给物装体系一级库存管理的系统操作带来重大的影响。在物装部门中系统的库存管理将被一分为二，使物装部门公司级统一的库存管理无法在系统中很好的体现。系统的组织架构也无法体现出中石化物资总部的统一的库存管理模式。为配合财务报表需求，非正常业务的系统操作量也会大大增加（例如：库存物资财务上的移转）。从业务操作角度看，分事业部管理库存，也给物装体系非ERP系统的业务操作带来一定的困难。大量的物资无法在入库时就可以自动区分出事业部的归属，需人工干预判断，不但增加了业务人员的压力，而且大量的分拣操作会使错误增加。财务得到的数据也会不准确。 通过物料来建立关联来区分不同的事业部。在系统的物料主数据中的“部门（DIVISION）”字段指定物料关联的业务区域（Business Area）对于系统设置和主数据维护的工作量并没有太大的影响。首先，在系统后台设置只需建立维护部门（DIVISION）和业务区域（Business Area）的连接。炼、化一体的企业需考虑不同的部门（DIVISION）和不同业务区域（Business Area）的对应关系，而非炼、化一体的企业只需将多个部门（DIVISION）对应唯一的业务区域（Business Area）。其次，在主数据的维护中虽然多增加了一个部门（DIVISION）字段需维护，但对于绝大多数物资都是有默认值的，维护的工作并不困难。（例如:过去的试点单位物料主数据维护量最大的物装系统，在物料主数据中的部门（DIVISION）字段都只设置为“M1”。）再次，参考在去年成功上线的四个试点单位在物料主数据的创建和维护都使用了部门（DIVISION）字段。 综上所述，我们建议在物料主数据的创建和维护中使用‘部门’（DIVISION）字段。这样一来，不但解决了在一个库存评估范围内区分化工事业部和炼油事业部的财务需求问题，对今后其他炼、化一体的企业有参照和模板的意义。而且也延续了去年上线的四个试点单位物料主数据的创建和维护的方案，使得中石化ERP项目物料主数据的创建和维护的解决方案更一致，为将来ERP系统的统一方案降低风险和难度。 以上方案请有关部门审阅确认