科龙科龙CRM重导期初余额时系统数据的处理方案2 004 0329.docVIP

科龙CRM重导期初余额时系统数据的处理方案 鉴于CRM试运行期间，04年1-3月业务数据不能完全补入SAP系统，1月财务期初余额一直未能及时导入系统，总部成品库存余额也一直不准确，和安泰达5156系统存在较大差距，科龙CRM项目组日前决定，与项目相关的库存和财务余额（包括应收帐款、应付帐款、应收票据、应付票据、预收帐款、预付帐款、其他应收款、其他应付款等），以2004年03月31日结存和结账数据为准。此次期初余额导入处理仅限于成品业务，暂不考虑配件业务。 目前，SAP R/3系统中已经录入了大量的业务数据，包括营销数据（分公司销售订单及大部分物流交货单及发货过帐数据，大部分的交货交货证明数据，已经开出的系统发票数据和部分已经清帐的财务数据等）和采购业务数据（包括总部向专业公司和外部生产基地的采购订单，针对采购订单进行的收货凭证以及大部分针对采购订单进行的发票校验凭证，以及总部对分公司进行货物调拨的转储订单、351转储发货凭证和分公司针对转储订单发货进行的101收货凭证等）。 但是目前系统中也存在一些未结订单，主要分为以下几种状态： 采购部分-主要是总部业务，由工业品销本部产销衔接员下销售订单，物流部作采购收货，营销财务作发票校验。 序号 采购订单 采购订单收货 发票校验 清 帐 1 √ 2 √ √（部分） 3 √ √（完全） 4 √ √ √ 5 √ √ √ √ 库存部分-由分公司物流专员下转储订单，总部物流进行转储订单发货，分公司中转仓按转储订单进行收货。 序号 转储订单 总部物流转储订单发货 分公司中转仓转储订单收货 1 √ 2 √ √（部分） 3 √ √（完全） 4 √ √（部分） √（部分） 5 √ √（完全） √（完全） 销售部分-由分公司客户专员下销售订单，物流部创建交货单，安泰达仓管员进行拣配及发货过帐，对科龙送货的订单物流部作交货证明，营销财务对有责任人的运损创建对责任人的DR，进行对责任人、对客户的发票创建和财务清帐。 序号 销售订单 交货单 拣配及发货过帐 交货证明（仅对科龙送货） 发票 清帐 1 √ 2 √ √（部分） 3 √ √（部分） √ 4 √ √（部分） √ √(按需) 5 √ √（部分） √ √(按需) √ 6 √ √（部分） √ √(按需) √ √ 7 √ √（完全） 8 √ √（完全） √ 9 √ √（完全） √ √(按需) 10 √ √（完全） √ √(按需) √ 11 √ √（完全） √ √(按需) √ √（部分） 12 √ √（完全） √ √(按需) √ √ 对于这些未结订单，需要遵循以下4个原则： 对于03/31日之前的采购订单，一律全部完成。若因此产生04/01日之后需要结算订单，重下新的采购订单产生应付。 对于03/31日之前用于库存调拨的转储订单，一律按正常流程全部完成。 对于03/31日之前的销售订单，一律全部完成。若因此产生04/01日之后需要结算订单，用销售的DR产生应收。 对于销售合同，销售报价等业务数据，一律保留。 注意：本次处理完成后，2004年1月1日至3月31日的SAP系统业务数据，由于是整批清理，不能用作其他业务，比如业绩统计、财务和税务需要等的参照，在此期间的财务及业务，仍然依据K3系统。 本次数据清理工作的处理步骤如下： 31/3日前，所有销售和采购的业务新单据录入与新单据的财务处理工作一律暂停， 31/3日前的库存调拨正常进行，在31/3日前全部完成； 在1/4前清除所有往来帐财务余额，在1/4日之前，需要做到成品往来帐科目余额为0； 在1/4日完成依据5156系统库存数据对SAP中总部库存的调整工作； 在10/4日前导入31/3的财务期初余额。 注意：5/4日才会开启4月财务帐，1/4-5/4间的销售单据和采购单据可以录入，但采购收货、发票校验、清帐处理与销售交货单的发货过帐业务及以后的开发票、清帐业务必须在5/4后方可在SAP系统中继续进行。 对于未结订单的处理措施主要分为以下几种： 采购部分1/1-31/3的订单在导入期余额前的处理方法 对于前期在系统中下错的采购订单，全部在系统中清除。 序号 采购订单 采购订单收货 发票校验 清帐 处理措施 1 √ 删除采购订单行项目（系统不允许删除整张采购订单） 2 √ √（部分） 完全收货，并做完发票校验，清帐 3 √ √（完全） 接着做完发票校验，并清帐 4 √ √ √ 直接清帐 5 √ √ √ √ 已经完成，不用处理 库存调拨部分1/1-31/3的订单在导入期余额前处理方法 序号 转储订单 总部物流转储订单发货 分公司中转仓转储订单收货 处