中原油田ZYOF_ERP_DC_MRO_未结采购订单数据收集转换方案v1.00.docVIP

MRO未结采购订单收集转换方案 转换对象 数据现状 未结标准采购订单有以下几种情况 货物已到达，浪潮系统中完成收货，但发票尚未入帐。（这部分物资在浪潮系统以暂估入帐，目前这种情况数量较多，并且在浪潮系统中存在长期未能处理的暂估物资）。 货物已到达，但浪潮系统中还未进行收货。SAP上线时应杜绝这种情况的发生。 供应商发票已到达，但货物未到达，浪潮系统中发票已入帐，但未收货。（目前的系统中不存在这种情况） 供应商发票已到达，但货物未到达，浪潮系统中发票未入帐。（目前的系统中不存在这种情况） 采购订单未完全执行，即部分货物未到达且发票也未到达。 未结寄售采购订单有以下几种情况 货物已到达、未入库，货物已入库、未发料，对于这两种情况，上线后重新签订合同，重新入库。 货物已入库，部分发料，浪潮系统中完成部分货物收发货，但发票尚未入帐。（这部分物资在浪潮系统以暂估入帐） 货物已入库，部分发料，浪潮系统中还未进行收发货。SAP上线时应杜绝这种情况的发生。 货物未到达，采购订单未执行。SAP上线时作为新业务处理，重新创建订单。 数据整理及转换步骤 收集原则 尽可能减少未结合同数量，降低数据转换的压力和风险。 对于未结合同中已经执行完成的部分不在数据转换的范围内，例如，一份采购合同总计300吨，实际到货只有240吨，并在浪潮系统中完成收货和供应商发票校验200吨，则在数据转换中将40吨作为暂估未结订单；SAP上线后，只在系统中创建一份60吨的采购订单。 上线前的数据准备 各单位应通过上线前财务月结和数据准备的过程尽可能将未结采购合同结清。 对于新签订的合同，建议合同有效期尽量都签到2006年2月20日之前。 对于标准物资货到但浪潮系统未入帐、或者货到发票到但浪潮系统未做发票记帐，寄售物资货物部分发料但浪潮系统未做收发货入帐、或者已发料发票到但浪潮系统未做发票记帐的情况，都要在上线前结帐时在浪潮系统中补记，杜绝账实不符情况的发生。 对于暂估物资应督促供应商尽快将发票送达，完成记帐处理，在2005年12月31日之前，尽量结清暂估订单。对于货到发票未到的情况，财务人员和业务科室计划员首先将采购合同的应付暂估金额按照采购合同的号码和供应商进行核对，由业务科室计划员在SAP系统中创建新的采购合同，同时录入记入原采购合同号码，并完成相应的收货、发货处理，自动在SAP系统中会生成相应的应付暂估科目；上线后，业务人员再将收到的发票、合同及料单，确认后交给财务人员进行发票的记帐。 对于标准物资未开票未收货、寄售物资未开发票未发货的情况，在SAP系统中按正常流程补建完整的采购订单，后续的收发货和发票都在SAP系统中处理。 标准未结采购合同的几种典型情况如下表 类型 采购合同数量(吨) 收货(吨) (浪潮系统) 发票校验(吨) (浪潮系统) 解决方法 A 100 100 0 待发票送达后，由财务在SAP中手工处理发票校验，冲抵暂估 B 100 0 0 在SAP中补建采购合同，按正常流程处理 对于货到但发票未到的情况（浪潮系统中的暂估物资），由业务科室计划员在SAP系统中创建新的采购合同，同时录入记入原采购合同号码，并完成相应的收货、发货处理，自动在SAP系统中会生成相应的应付暂估科目，待发票送达后由财务人员在系统中冲抵暂估。如上表A所示该采购合同在SAP中记录物资余额100吨，待发票到达后，财务手工处理发票校验，用该发票冲抵暂估。 对于采购合同已签订，货物和发票在浪潮结帐前均未到达，这部分采购合同即使在SAP上线前收到货物或者发票，业务部门也暂时留存相关凭证，不在浪潮系统中入帐。待SAP系统上线后，在SAP中补建采购合同，按正常流程处理。如上表B所示，待SAP上线后在系统中补建100吨采购合同，然后按正常流程处理。 寄售未结采购合同的几种典型情况如下表 类型 采购合同数量(吨) 收货(吨) (物资系统) 发货(吨) (物资系统) 收发货(吨)(浪潮系统) 发票校验(吨) (浪潮系统) 解决方法 C 100 100 100 100 0 待发票送达后，由财务在SAP中手工处理发票校验，冲抵暂估 D 100 100 0 0 0 在SAP中补建采购合同，按正常流程处理 100 0 0 0 0 对于已发货但发票未到的情况（浪潮系统中的暂估物资），由业务科室计划员在SAP系统中创建新的采购合同，同时录入记入原采购合同号码，并完成相应的收货、发货处理，自动在SAP系统中会生成相应的应付暂估科目，待发票送达后由财务人员在系统中冲抵暂估。如上表C所示该采购合同在SAP中记录物资余额100吨，待发票到达后，财务手工处理发票校验，用该发票冲抵暂估。 对于采购合同已签订，货物已到达、未入库，货物已入库、未发料，即货物在浪潮系统结帐前未发出且发票在浪潮结帐前未到达，这部分