附件一《公文管理办法》.docVIP

公文管理办法 总 则 为使苏荷集团及下属分店的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，特制定本办法。 公文是指在公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子文档方式为载体的文书。 公文处理是指公文办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 集团行政综合部是公文处理的管理机构,负责集团的公文处理工作并指导其他部门或分店的公文处理工作。 各部门及各分店或分部的公文处理工作，均应参照本办法进行公文管理。 公文种类及适用范围 公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。 上行文是指各部门或分店向集团总裁办、各级领导请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。 请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。 报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。 下行文是指集团总裁办、各级领导及部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。以集团名义下发的重要文件一般采用红头文件的形式。 平行文是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各部门或各分店之间用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”和“通知”。 集团红头文件是内部最具权威性的行政文件，对各部门和各分店具有普遍的效力。各部门公文只对本部门或职能范围具有指令性。 集团红头文件适用于： 发布集团重要的方针政策、重大工作部署性文件及重要会议纪要； 发布集团的总结与计划； 发布集团重要的管理制度； 发布集团各种重大表彰、奖惩、通报或决定； 发布集团及各单位组织架构的设置、合并、撤销及高层人员的人事任免决定； 对各部门或各分店重要请示事项的批复； 其它必须以集团名义上报下发的文件。 各部门或各分店公文适用于： 上报下发本部门、本门店工作安排、规划、计划、总结、会议纪要等； 发布对本部门、本门店集体或个人一般性表彰奖惩和人事异动通报或决定； 发布本部门或本门店内部规章制度和管理办法； 布置本部门可本门店的一般性工作； 其它必须以本部门或本分店名义发布的事项。 公文格式 公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、发送范围等部分组成。 发文单位。应写全称或规范化简称。 集团正式编号的红头文件一律居中标印“苏荷投资集团有限公司文件”。 发文字号。包括发文单位代字、年份和序号组成。 公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 附件。公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。 署名。在正文（如有附件，则在附件下方）下成文时间前署发文单位名称，并与成文时间居中对齐。 成文时间。以签发人签发日期为准，将年、月、日标全，“零”写成“〇”。 盖章。公文除会议纪要外，应当加盖印章；会议纪要由会议主持人签发。 排版时遇末页仅有发文单位及日期而无正文的在末页第一行顶格用四号宋体加粗标注“（此页无正文）”字样。 公文用纸一般采用国际标准A4型。 集团红头文件、部门或分店公文、会议纪要式样参见《苏荷行政公文标准规范式样》。 发文字号 集团红头文件的发文字号分三种： 重要方针政策、总结计划、规章制度、管理办法的发布适用“苏集字[年度]序号”； 重大机构设置、奖惩通报、对部门或分店的批复、请示、报告、工作布置、活动安排、事项通知等适用“苏集发[年度]序号”； 重大人事任免的发布适用“苏集人字[年度]序号”； 重要会议纪要的发布适用于“苏集会[年度]序号”。 各部门或各分店发文采用编号，编号分管理板块编排，如2009年文件编号：行政板块由“SH/XZ-09001”、财务板块由“SH/CW-09001”、运营板块由“SH/YY-09001”、分店由SH/GZ-09001开始排起。 行文规则 行文关系应根据各自隶属关系、组织架构规定的职权范围确定。 需提请集团外部单位协助解决的业务性工作，属于职权范围内的，可由各部门直接行文，同时报行政综合部；必须以集团名义向外部单位行文的，须报行政综合部统一审批后决定是否发文。 凡呈总裁办审批的公文，须先报行政综合部，如因绝密须直接呈送的除外。 集团各部门办理的红头文件或其他下发公文，须填写《发文审批表》或《内部文件审批表》交行政综合部办理审批及安排发文事项。 “请示”与“报告”要严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种。“报告”中不得有请示事项。 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，由主送单位负责答复，如有需要应同时送其他单位。“请示”一般不得越级请示。 公文办理 公文办理分为收