文件格式管理制度.docVIP

1.目的 统一规范公司各类管理文件的标准格式。 2.适用范围 适用于公司出台的管理规定、发布的通知、公告、决定等文件格式。 3.职责 行政人事部负责制定各类管理文件的格式标准，并严格按照标准执行。 4.程序要求 4.1公司出台的管理规定文件格式： 4.1.1选用A4纸，页边距设置为：上、下2.54厘米，左、右2.0厘米； 4.1.2每页均需使用文件统一标头（详见范本一）； 4.1.2.1标头行高1.5厘米；列宽分别为11.3厘米和5.6厘米； 4.1.2.2“天津市易品建设发展有限公司”为固定标头，字号为小三加粗字体（见范本一标题一）；文件标题为四号加粗字体（见范本一标题二）；“编号、版本、生效日期、页码”为五号加粗字体（见范本一标题三、四）； 4.1.2.3所有文件编号统一由行政人事部进行编号管理，各部门不得自行制定。 4.1.3均需在首页附文件修订履历（见范本一）； 4.1.3.1文件修订履历中版本号释义：A是版本号，换版时才会修改为B、C等，依次类推。但是换版是以修改次数来确定的，修改状态的编号是0-4，即初版没修改时状态为0，第一次修改后即为1，第二次修改后为2，类推。到第五次修改，则应该换版了举例： 初版未修改文件：版本/修改状态 A/0 第四次修改后文件：版本/修改状态 A/4 第五次修改后文件：版本/修改状态 B/0 （即换版）请示是下级向上级请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用报告是向上级反映工作中的基本情况工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想。通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项通知下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见。决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求各部门贯彻执行的指令性。适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关和人员，变更或者撤销下级不适当的决定。 事宜说明 □ 普通 □紧急 详述： 拟处理意见： 经办人签字 部门经理签字 相关部门意见 年 月 日 总经理审批 年 月 日 董事长审批 年 月 日 备注：1、如此表填写不开，可另附页说明。 2、各部门上报此报告时会签至“相关部门意见后”统一报至行政人事部，由行政人事部再行上报，并将审批结果返至呈报部门。 3、此类报告原件由行政人事部存档，各呈报部门留存复印件。 （范本三）工作报告 呈报部门 日 期 事宜说明 □ 普通 □紧急 详述： 经办人签字 部门经理签字 相关部门意见 年 月 日 总经理审批 年 月 日 董事长审批 年 月 日 备注：1、如此表填写不开，可另附页说明。 2、各部门上报请示时会签至“相关部门意见后”统一报至行政人事部，由行政人事部再行上报，并将审批结果返至呈报部门。 3、此类报告原件由行政人事部存档，各呈报部门留存复印件。 （范本四）通 告 根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX作如下通告： 特此通告！ （范本五）关于××××的通知 XXXX： 根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX作如下通知： 特此通知！ XXXX部 2010年11月23日 （范本六）××××关于××××的决定 XXXX： 根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX作如下决定： 本决定自××××年×月×日起执行。12