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行政管理办法

1.1行文管理办法

第一章总则

第一条目的:为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本办法。

第二条定义:公文是指各部门正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。

第三条管理部门:综合管理部负责公司公文的管理。

第四条适用范围:本规定适用于公司各部门。

第二章公文种类

第五条公司的公文按用途划分为九类:

一、决定:对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定等事项。

二、通知:批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，人事任免，传达要求下级部门办理和需要有关部门了解或者执行的事项。

三、通报:表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。

四、批复:答复下级部门请示事项。

五、意见:对重要问题提出建议和处理办法。

六、报告:向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

七、请示:向上级请求指示、批准。

八、会议纪要:记录、传达会议情况和议定事项。

九、函:平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。

第六条公文按层级划分为三层:

一、集团级公文:由中铁地产集团统一发文，包括转发政府、总公司通知、意见、制度、办法、决定、活动等重要公文。

二、公司级公文:由公司统一发布的公文，包括部门调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由执行董事或总经理签发。

三、部门级公文:各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。

第三章公文格式

第七条公文一般由发文单位标识:发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。

一、紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。

二、发文单位标识应当使用发文单位全称;联合行文，主办单位排列在后。

三、发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

四、公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。

六、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

七、签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行

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文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

八、公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

九、公文应当标注主题词。

十、抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第八条编号规则:

一、公司级公文由行政人事部根据管理权限统一编号，编号格式为:地合综[年份]000号。

二、部门级公文由各部门自行编号，编号格式如:财务部—成财发[年份]第XXX号。

三、联合行文的编号按主办部门编号规则编列。

第九条字型、字体与间距标准:

一、大标题:宋体二号加粗

二、文档号:仿宋体三号

三、正文:仿宋体三号

四、主题词:黑体三号

五、抄送:仿宋体三号

六、页码:宋体四号

七、公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为30mm，下间距为20mm。

第十条由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页第1-4行顶格处标识“(此页无正文)”。

第十一条公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。

第十二条公文行文规则:

一、行文应当确有必要，注重效用。

二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，一般不得越级请示和报告。

三、“请示”应当一文一事;一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

第十三条草拟公文应注意以下事项:

一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。

二、情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。

三、公文应当根据发文目的、发文部门职权、与主送部门的行文关系确定。

四、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。

发文办理流程

第十四条公司级公文

一、公司级公文由综合管理部起草，统一格式并编号，使用拟文稿纸由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交执行董事或总经理签发。

二、综合管理部负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续

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是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。

第十五条部门级公文