《管理文秘》复习讲义1 4章.doc

《管理文秘》复习讲义1-4章 第一章 导论 第一节 管理文秘的职业认知 一、管理文秘的内涵 （一）秘书的含义 1、我国秘书概念的流变：图书——官职——职务——职业 （1）东汉：秘书指宫藏图书、谶纬图箓 （2）东汉后期：汉恒帝设秘书监，即掌典图书的官职 （3）汉末：魏王曹操设秘书令（ “典尚书奏事，亦兼掌图书秘记之事”） 其余类似秘书令的提法有：史官、御史、尚书、掌书记、中书舍人、翰林学士 （4）现代秘书开宗: 孙中山设民国临时政府秘书处，从此“秘书”专指某种特定的职务 （5）如今：秘书成为社会职业之一 2、国外对秘书概念的解释 3、我国现代通用的“秘书”含义 （二）管理文秘的内涵 1、管理科学与秘书工作的联系 （1）秘书工作的主要实施范围是围绕组织的管理和决策层展开的。现代秘书工作日益体现出管理科学的基本内涵。 （2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着主要作用。 （3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。 （4）秘书工作的特性要求从业人员具备较强的自我管理技能。 2、管理文秘的含义 综上，管理文秘即管理秘书学中的秘书内涵即：现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层和个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织和个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。 二、管理文秘的类别与层次 （一）类别（横向） 1、从服务对象和经济来源：公务秘书和私人秘书 公务秘书是指为国家机关、社会团体、企事业单位（包括国有、股份制、三资企业、私营企业）的领导服务，由组织人事部门考察选用，由国家或单位支付薪酬的秘书。少数为一定级别的领导干部和专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪金，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书。这类秘书，尽管有时被称为领导人的专职秘书或私人秘书，但不同于私人秘书。 私人秘书指为个体雇主服务，由个人聘用，并由雇主本人支付薪酬的秘书。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制为主体多种所有制经济共同存在和发展的产物，在政治上是深化改革的结果。目前随着社会经济的快速发展，私人秘书已越来越多，而且涉及范围也越来越广，工商界、演艺界、体育界、文化界都有私人秘书的身影。 2、从工作分工或业务侧重点：文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、生活秘书等 （二）层次（纵向） 1、秘书人员因其所服务机关和单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分，分为高级、中级和初级三个层次 2、按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次 3、“秘书国家职业资格鉴定考试”将秘书职业设四个等级，分别为：五级秘书（初级）、四级秘书（中级）、三级秘书（高级）、二级秘书（高级） 三、管理文秘的职业特征 （一）直接性 （二）稳定性 （三）知识化 （四）年轻化 第二节 管理文秘工作 一、管理文秘工作的内容 （一）办文 围绕文书、文件、文字材料开展的工作，包括文字工作，文书处理和档案工作，围绕文书工作需要秘书部门承办的事务； （二）办事 以办公室日常工作为主的事务办理，包括信息工作、技术工作和日常行政工作； （三）办会 围绕领导和组织所举行卷的会谈、会务以及相关活动展开的工作。 秘书工作的“四个转变”——从偏重办文办事向办文办事+出谋献策转变；从收发传递信息向综合处理信息转变；从单凭老经验办事向实行科学化管理转变；从被动服务向相对主动服务转变。 秘书工作的“六个观念”——服从、全局、效率、参谋、信息、创新 二、管理文秘工作的特点 （一）辅助性 （二）机要性 （三）综合性 （四）技术性 第三节 管理文秘机构 ?一、管理文秘机构概述 （一）管理文秘机构的含义 管理文秘机构即秘书工作部门，是指各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党政机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。 1、在以“办公室”称谓的机构中划清秘书机构与非秘书机构。 称为“办公室”的机构可分三类：（1）秘书机构，福州市人民政府办公室；（2）非秘书性质的职能机构，如“外事办公室”、“侨务办公室”、“征兵办公室”等；（3）综理型机构，即秘书机构与其他职能部门合署办公，如秘书部门与组织人事、宣传部门等合署 2、在秘书机构内部区分秘书性质部门和非秘书性质部门 （1）为给领导活动提供全面服务而设计功能齐全的机构，配备一些专门化、技术性强的部门，如汽车队，保卫部门等；（2）一些领导机关常将暂时难以划归其他机构或难以独立建制的部门附设于秘书机构中，如有些地方将“党史征集办公室”和“地